Laatste datum van herziening : 17-04-2024

Claeys & Engels BV (“Wij” of “Claeys & Engels”) is een gespecialiseerd advocatenkantoor dat een volledig juridisch dienstenpakket aanbiedt in alle materies die betrekking hebben op human resources. Claeys & Engels heeft verschillende kantoren in België en neemt actief deel aan een wereldwijde alliantie van vooraanstaande advocatenkantoren gespecialiseerd in het arbeids- en pensioenrecht, “Ius Laboris” genaamd.

Wij treden gezamenlijk met de individuele advocaten en juridische experten verbonden aan ons kantoor op als verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die worden verwerkt door ons advocatenkantoor. Wij verzamelen, bewaren en verwerken ieder persoonsgegeven zo veilig als redelijkerwijs mogelijk en in strikte overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG” of “GDPR”).

Via deze Privacy Verklaring willen we u informeren waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe wij deze beschermen en hoelang wij deze bewaren vanaf het moment waarop u solliciteert als advocaat, stafflid of stagiair(e) of vanaf uw inschrijving aan één van onze studentenevenementen.

Deze Privacy Verklaring is van toepassing indien u solliciteert voor elke functie, als advocaat, stafflid of stagiair(e) via onze website https://www.claeysengels.be of op elke andere wijze.

Claeys & Engels BV (Vorstlaan 25, 1170 Brussels; met bedrijfsnummer 0473.547.070) treedt als verwerkingsverantwoordelijke betreffende de kandidaturen als advocaat, stafflid of stagiair(e) of voor de inschrijvingen voor onze studentenevenementen.

Het doeleinde waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt is het registeren van uw kandidatuurstelling voor een stage, een zelfstandige samenwerking als advocaat bij Claeys & Engels of voor een staff functie en, indien deze kandidatuurstelling tot het starten van een selectieprocedure leidt, tot het aanmaken van uw profiel; dit betekent dat Claeys & Engels alle nodige gegevens zal verwerken die vereist zijn om uw kandidatuurstelling te kunnen beoordelen met het oog op een mogelijke samenwerking. Deze beoordeling kan ook een assessment door een externe partij omvatten.

De verwerking van uw gegevens is bijgevolg nodig om maatregelen te kunnen nemen voorafgaand aan uw deelname aan ons evenement, het sluiten van een stage-, een arbeids- of een samenwerkingsovereenkomst en is in het gerechtvaardigd belang van Claeys & Engels om u te beoordelen alvorens u een aanbod van tewerkstelling, van samenwerking of van stage te doen, wat ons eveneens in uw belang lijkt.

In het geval van een beslissing om u een overeenkomst voor te stellen, zullen we uw persoonsgegevens ook verwerken om de stage-, de arbeids- of de samenwerkingsovereenkomst op te stellen.

In het geval van een beslissing om niet onmiddellijk een overeenkomst voor te stellen, zullen we uw persoonsgegevens bewaren gedurende een welbepaalde periode (zie hierna) voor elke andere functie die in overeenstemming zou kunnen zijn met uw profiel of om ons te verdedigen indien u gerechtelijke acties tegen ons zou nemen op basis van de recruteringsprocedure. Het gaat hier ook om ons gerechtvaardigd belang.

U kunt ons op ieder moment contacteren voor hulp met je sollicitatie of het beheer hiervan. U hebt bovendien het recht om Claeys & Engels op ieder moment te contacteren om:

• inzage te krijgen in uw persoonlijke gegevens en een kopie te vragen van uw persoonsgegevens die in ons bezit zijn;
• te vragen om uw persoonlijke gegevens te updaten of te verbeteren, indien u meent dat deze onjuist of onvolledig zijn;
• te vragen om uw persoonlijke gegevens te verwijderen, van zodra er geen rechtsgrond meer is om deze te verwerken;
• de wijze waarop wij deze gegevens gebruiken te beperken, indien u bezwaar tegen de verwerking en de juistheid van uw persoonsgegevens wenst te maken of indien u bepaalde persoonsgegevens wenst te ontvangen in het vooruitzicht van een mogelijke rechtsvordering, terwijl wij geen toegang tot uw gegevens om de bovenvermelde redenen nodig hebben.

U hebt ook het recht om op ieder moment bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonlijke gegevens waarvoor wij gerechtvaardigde belangen als rechtsgrond gebruiken (zie hierboven). In dat geval, zullen wij de verwerking onmiddellijk stopzetten tenzij wij prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking hebben. U kan bijvoorbeeld bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ingeval van een niet succesvolle kandidatuurstelling. In dat geval  zullen wij al uw persoonsgegevens onmiddellijk verwijderen en de verwerking stopzetten.

Vervolgens, indien u ontevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt of in het geval u een privacy-gerelateerde (aan)vraag of verzoek heeft, heeft u het recht om klacht neer te leggen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft; waar u werkt of waar de vermoedelijke overtreding werden begaan.

Persoonsgegevens omvatten alle informatie die op u betrekking heeft of op basis waarvan u kunt worden geïdentificeerd. Anonieme gegevens, zonder mogelijkheid om u te identificeren, worden bijgevolg niet als persoonsgegevens beschouwd.

Voor de doeleinden zoals hierboven vermeld, omvat de verwerking van persoonsgegevens:

• standaard informatie in verband met uw identiteit (naam, voorna(a)m(en) en adres);
• persoonlijke gegevens (geboorteplaats en -datum, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, emailadres, hobby’s, interesses en burgerlijke staat);
• door ons gegenereerde gegevens (aantal en resultaten assessments);
• uw foto indien u ons deze vrijwillig bezorgt;
• gegevens in verband met uw professionele ervaring (profiel, gegevens over voormalige werkgevers of kantoren waar u actief was als stagiair(e) of advocaat of als stafflid, bijzondere projecten, publicaties (bvb. in boeken of artikels) met inbegrip van referentieonderzoeken indien u hiervoor ons de toestemming hebt gegeven)
• gegevens in verband met uw opleiding (examenresultaten, diploma’s (master en master na master), certificaten, stages, bijzondere opleidingen en Erasmus uitwisselingsprogramma’s.
• professionele vaardigheden (talenkennis, juridische vaardigheden en redeneringsvermogen)
• indien van toepassing, of u al dan niet over een arbeids- en/of verblijfsvergunning voor de Europese Economische Ruimte (EER) beschikt;
• alle andere persoonsgegevens die u doorgeeft in verband met uw kandidatuurstelling, gelinkt aan de uitoefening van de rol.
• digitale beoordeling via het internet (aanwezigheid op sociale media), in de mate dat deze aanwezigheid beschikbaar is voor ons;
• alle andere persoonsgegevens (dan de hierboven vermelde) die op grond van de wet verwerkt moeten worden.

U bent niet verplicht ons deze gegevens mee te delen. Indien u dit niet doet, kan dit uw kans op aanwerving wel negatief beïnvloeden.

Onze HR Staff (posities als staffleden en zomerstagiairs) en HR Lawyers (posities als advocaten en zomerstagiairs) recruitment afdelingen en, indien nodig, de advocaten waarmee u zal samenwerken, zullen toegang hebben tot uw persoonsgegevens op basis van een strikte « need-to-know » basis voor de doeleinden zoals hierboven vermeld

We sturen uw gegevens niet naar andere partijen.

Claeys & Engels waarborgt de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens.

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan ontvangers die zich bevinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) waarvan de wetgeving niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming biedt.

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden die de individuen in aanmerkelijke mate beïnvloeden.

Als algemene regel zullen we uw persoonsgegevens niet gebruiken voor geautomatiseerde besluitvorming. We zullen bijgevolg geen beslissingen over onze potentiële samenwerking baseren enkel op geautomatiseerde verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien uw kandidatuurstelling niet resulteert in een samenwerking, zullen uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende maximum vijf jaar na het einde van de aanwervingsprocedure voor de hierboven beschreven doeleinden. Indien uw kandidatuurstelling zou resulteren in een samenwerking, verwijzen wij naar onze Privacy kennisgeving voor advocaten en staffleden.

Wij hopen dat deze Privacy Verklaring u helpt te begrijpen, en u meer vertrouwd maakt met, de manier waarop wij uw gegevens verwerken. Indien u vragen heeft over deze Privacy Verklaring, onze website http://www.claeysengels.be/ of de manier waarop wij de kandidaturen behandelen in het algemeen, kan u contact met ons opnemen door:

• een e-mail te sturen naar privacy@claeysengels.be; of
• te telefoneren naar +32 2 761 46 00; of
• een schriftelijk verzoek te versturen naar Olivier Wouters, Managing Partner, Claeys & Engels BV, Vorstlaan 25, 1170 Brussels.

Wij kunnen deze Privacy Verklaring van tijd tot tijd aanpassen. Iedere aanpassing die we in de toekomst doen aan deze Privacy Verklaring zal worden geplaatst op deze pagina. Om u te informeren wanneer wij de Privacy Verklaring het laatst hebben aangepast, zullen wij bij iedere wijziging de datum van herziening bovenaan deze pagina aanpassen. De aangepaste Privacy Verklaring zal dan gelden vanaf deze datum. Gelieve deze pagina regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van de wijzigingen en toevoegingen.