Date de la dernière modification : 17-04-2024

Claeys & Engels SRL (“Nous” ou “Claeys & Engels”) est un cabinet d’avocats spécialisé mettant à disposition une large gamme de services juridiques dans tous les domaines relatifs aux ressources humaines. Claeys & Engels est établi à différents endroits en Belgique et participe activement à une alliance mondiale de cabinets d’avocats leader en droit social, en droit du travail et en droit des pensions, dénommée “Ius Laboris”.

Nous intervenons conjointement avec les avocats individuels et les experts juridiques associés à notre cabinet comme responsable du traitement pour toutes les données à caractère personnel qui sont traitées par notre cabinet d’avocats. Nous collectons, conservons et traitons chaque donnée à caractère personnel aussi sûrement que cela est raisonnablement possible et en stricte conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD » ou « GDPR »).

Cette Déclaration Vie Privée explique pourquoi et comment nous collectons vos données à caractère personnel, comment nous les protégeons et pendant combien de temps nous les conservons à partir du moment où vous postulez à une fonction en tant qu’avocat ou membre du personnel ou lorsque vous vous inscrivez à l’un de nos évènements de recruteme ou à un stage.

Cette Déclaration Vie privée s’applique lorsque vous postulez à n’importe quelle fonction en tant qu’avocat, membre du personnel ou stagiaire par le biais de notre site https://www.claeysengels.be ou via tout autre canal.

Claeys & Engels SRL (boulevard du Souverain 25, 1170 Brussels; numéro d’entreprise 0473.547.070) intervient comme responsable du traitement concernant les candidatures à une fonction d’avocat ou de membre du personnel et les inscriptions à des évènements de recrutement ou à des stages.

Le motif pour lequel nous traitons vos données à caractère personnel est l’enregistrement de votre inscription à un évènement ou de votre candidature à un stage ou à un poste en tant que membre du personnel ou dans le cadre d’une collaboration indépendante en tant qu’avocat avec Claeys & Engels. Si votre candidature devait mener à une procédure de sélection, nous traiterons vos données en vue de la création de votre profil ; ce qui signifie que nous traiterons toutes les données nécessaires afin d’évaluer votre candidature en vue d’un possible recrutement. Cette évaluation peut aussi inclure une évaluation par une partie externe (« assessment »).

Le traitement de vos données est par conséquent nécessaire pour pouvoir prendre des mesures préalables à votre participation à un évènement, à la conclusion d’une convention de stage, d’un contrat de travail ou d’une convention de collaboration indépendante. Il en va de l’intérêt légitime de Claeys & Engels de pouvoir traiter votre inscription ou de vous évaluer avant de décider de vous faire une offre d’emploi, de collaboration indépendante ou de stage. Il en va également de votre propre intérêt légitime selon nous.

Si nous décidons de vous proposer un contrat, nous utiliserons également vos données à caractère personnel pour préparer la convention de stage, le contrat de travail ou la convention de collaboration indépendante.

Si nous décidons de ne pas vous proposer un contrat immédiatement, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une période bien déterminée (voir ci-après) afin de vous contacter pour toute autre fonction qui pourrait correspondre à votre profil ou afin d’assurer notre défense en cas d’action en justice à l’encontre de Claeys & Engels concernant la procédure de recrutement. Il en va également de notre intérêt légitime.

Vous pouvez nous contacter à tout moment pour toute question relative à votre candidature ou la gestion de celle-ci. Vous avez également le droit de demander à tout moment :

• A accéder à vos données personnelles, ce qui inclut également le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons;
• A rectifier vos données personnelles, ce qui inclut également l’ajout de données personnelles si celles que nous détenons sont incomplètes ou inexactes ;
• A supprimer vos données personnelles si vous estimez que nous ne possédons pas ou plus de motif de traitement licite;
• A limiter la manière dont nous traitons vos données personnelles, si vous veniez à en contester le traitement et l’exactitude ou si vous souhaitiez obtenir certaines d’entre elles en vue d’une réclamation en justice, tandis que nous n’avons plus besoin de vos données pour les objectifs mentionnés ci-dessus.

Vous avez également le droit de vous opposer à tout moment à ce que nous traitions vos données personnelles pour lesquelles nous disposons d’un intérêt légitime (voir ci-dessus). Dans ce cas, nous cesserons immédiatement les activités de traitement à moins qu’il y ait un intérêt légitime dans notre chef à leur poursuite. Par exemple, vous pourrez vous opposer au traitement de vos données personnelles en cas de procédure de recrutement infructueuse. Dans ce cas, nous supprimerons immédiatement vos données personnelles et cesserons tout traitement.

De plus, si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données personnelles, si vous avez une question ou une demande relative au respect de votre vie privée, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (« APD ») du pays où vous résidez, ou de celui où vous travaillez ou de celui où les prétendues infractions ont été commises.

Les données à caractère personnel comprennent toute information vous concernant ou sur base de laquelle vous pouvez être identifié(e). Les données anonymes, qui ne peuvent permettre de vous identifier, ne peuvent donc être considérées comme des données à caractère personnel.

Le traitement des données pour les motifs auxquels nous faisons référence ci-dessus inclut:

• Les données standard liées à votre identité (nom de famille, prénom(s) et adresse) ;
• Les données personnelles (date et lieu de naissance, nationalité, sexe, numéro de téléphone, adresse e-mail, loisirs et centres d’intérêts, état civil) ;
• Les données générées par notre société (numéro et résultats d’évaluation par un tiers) ;
• Votre photo si vous nous la communiquez spontanément ;
• Les données liées à votre expérience professionnelle (profil, informations sur les précédents employeurs ou cabinets où vous avez effectué des stages ou travaillé en tant que stagiaire, avocat ou membre du personnel, projets spéciaux, publications (livres ou articles), contrôle des références si vous nous en avez donné l’autorisation) ;
• Les données relatives à votre formation (résultats d’examens, diplômes (master et master complémentaire), certifications, stages, formations spécifiques et programmes Erasmus)
• Les compétences professionnelles (connaissance linguistiques et juridiques et capacités de raisonnement)
• Le cas échéant, si vous disposez ou non d’une autorisation de séjour et/ou un permis de travail pour l’Espace économique européen (EEE) ;
• Toute autre donnée personnelle que vous nous envoyez dans le cadre de votre candidature en rapport avec l’exercice de la fonction,
• Une évaluation numérique par le biais d’Internet (présence sur les réseaux sociaux) dans la mesure où nous y avons accès ;
• Toute autre donnée personnelle (que celles mentionnées ci-dessus) qui demande un traitement en vertu de la loi.

Vous n’êtes pas obligé(e) de nous partager ces données. Cependant, si vous ne le faites pas, cela peut influencer négativement vos chances d’être embauché.

Nos Départements de Recrutement Staff (fonctions en tant que membre du personnel et stagiaire d'été) et Avocats (avocats et stagiaires d'été) et, si nécessaire, les avocats avec qui vous travaillerez, auront accès à vos données à caractère personnel sur une base strictement liée au principe du « besoin d’en connaitre » en vue des buts décrits ci-dessus .

Vos données ne seront pas transférées à des tiers.

Claeys & Engels vous garantit la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Nous ne transfèrerons pas vos données à caractère personnel à des destinataires situées dans des pays en dehors de l’Espace économique européen dont les lois ne peuvent garantir le même niveau de sécurité des données.

Les décisions automatisées sont définies comme des décisions relatives à des individus, qui sont prises uniquement sur la base d’un traitement des données automatisé, auxquelles des conséquences juridiques sont liées et qui affectent les personnes concernées d’une manière significative.

En règle générale, vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées pour des prises de décision automatisées. Nous ne prendrons aucune décision vous concernant uniquement sur la base d’un traitement automatisé de vos données à caractère personnel.

Si votre candidature n’aboutit pas à une collaboration, nous conserverons vos données personnelles durant une période maximale de 5 ans débutant à l’issue de la procédure de candidature et ce, pour les motifs décrits ci-dessus. Si votre candidature aboutit à une collaboration, nous vous renvoyons à la Notice Vie Privée pour les avocats ou pour les membres du staff.

Nous espérons que cette Déclaration Vie Privée RGPD vous aide à comprendre, et vous permet de vous sentir plus confiant quant à, la manière dont nous traitons vos données. Si vous avez toute autre demande au sujet de cette Déclaration Vie Privée RGPD et du site internet https://www.claeysengels.be ou sur la manière dont nous traitons les candidatures en général, veuillez prendre contact : 

• en nous envoyant un e-mail à privacy@claeysengels.be; ou
• en nous appelant au +32 2 761 46 00 ou
• en envoyant votre demande à Olivier Wouters, Managing Partner, Claeys & Engels SRL, boulevard du Souverain 25, 1170 Brussels.

Nous pouvons modifier ou amender cette Déclaration Vie Privée RGPD à tout moment. Tout changement que nous pourrions être amenés à faire à cette Déclaration Vie Privée RGPD dans le futur sera affiché sur cette page. Afin de vous informer quand nous effectuons des changements à cette Déclaration Vie Privée RGPD, nous modifierons la date de révision au-dessus de cette page. La nouvelle Déclaration Vie Privée RGPD modifiée ou amendée sera applicable à partir de cette date de révision. Veuillez vérifier périodiquement s’il y a eu des modifications ou des ajouts.