Wet private opsporing (WPO): verplicht intern reglement tegen 16 december 2026

Sinds 16 december 2024 moet er in geval van interne onderzoeken naar werknemers rekening gehouden worden met de wet tot regeling van de private opsporing (WPO). Werkgevers die dergelijke onderzoeken voeren, moeten beschikken over een intern reglement. Er is voorzien in een overgangsperiode van twee jaar, te rekenen vanaf de inwerkingtreding van de WPO, om een reglement te implementeren. Deze overgangstermijn loopt af op 16 december 2026. Zonder reglement dreigt nietigheid.

1. Voor wie geldt deze verplichting?

Het toepassingsgebied van de WPO is erg ruim: elke werkgever die een onderzoek wenst in te stellen naar werknemers valt hieronder. De grootte van de onderneming, het aantal werknemers of de frequentie van het onderzoek zijn daarbij irrelevant. Zodra een werkgever activiteiten van private opsporing uitvoert ten aanzien van werknemers (bijv. een onderzoek naar fraude, (oneerlijke) concurrentie, enz.), moet hij beschikken over een reglement in overeenstemming met de WPO.

2. Wat is de deadline voor de implementatie van het reglement?

De WPO trad in werking op 16 december 2024. De wetgever heeft voorzien in een overgangstermijn van twee jaar waarbinnen werkgevers een reglement moeten opstellen met betrekking tot de nadere regels over de private opsporing op de werkvloer. Het reglement moet dus ten laatste op 16 december 2026 geïmplementeerd zijn.

Ondernemingen gaan daar bij voorkeur spoedig mee aan de slag, zodat deze timing kan worden gehaald. Het is tijdens de huidige tweejarige overgangsperiode toegestaan om een privaat onderzoek te voeren zonder een reglement (mits naleving van de overige regels van de wet), maar dit zal na 16 december 2026 niet langer het geval zijn.

3. Wat moet in het reglement worden geregeld?

Het reglement moet uitdrukkelijk en transparant de toelating bevestigen om private onderzoeken te voeren, alsook de nadere regels met betrekking tot deze onderzoeken bepalen.

Hoewel de WPO zelf weinig houvast biedt met betrekking tot de concrete inhoud van dit reglement, blijkt uit de memorie van toelichting dat het reglement moet instaan voor de grootst mogelijke transparantie naar de werknemers toe en dat er duidelijke afspraken moeten worden gemaakt binnen een afdwingbaar kader. Het reglement zal dus onder meer duidelijkheid moeten bieden over:

• de situaties waarin private onderzoeken kunnen worden opgestart;
• de personen of diensten die dergelijke onderzoeken uitvoeren;
• de manier waarop het privaat onderzoek wordt uitgevoerd;
• de mogelijke onderzoekshandelingen, zoals het afnemen van interviews, het doorzoeken van werkplaatsen, lockers, bedrijfsdocumenten, het analyseren van camerabeelden en geolocalisatiegegevens, enz.;
• de mogelijke gevolgen van een privaat onderzoek;
• de rechten van de betrokken werknemers tijdens en na het onderzoek.

4. Vorm: cao, arbeidsreglement of policy?

De WPO bepaalt niet specifiek in welke vorm het reglement moet worden gegoten. Volgens de memorie van toelichting kan het reglement onder meer worden geregeld via een collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement.

Wij achten het verdedigbaar dat een werkgever het reglement invoert via een policy die hij eenzijdig opstelt, implementeert en wijzigt.

De wet voorziet niet in de verplichting om een formeel akkoord van de overlegorganen te bekomen. Informatie en consultatie volgens de gebruikelijke sociale dialoog (ondernemingsraad, vakbondsafvaardiging of werknemers) is evenwel sterk aanbevolen.

5. Risico’s bij niet-naleving

De naleving van de verplichting om over een reglement te beschikken is essentieel. De WPO schrijft deze verplichting immers voor op straffe van nietigheid.

Bewijs dat na 16 december 2026 wordt verzameld in het kader van een privaat onderzoek zonder dat er een reglement aanwezig is, riskeert bijgevolg onrechtmatig te zijn en dus niet in aanmerking te worden genomen door de rechtbank in een gerechtelijke procedure. Dit kan de positie van de werkgever ernstig ondermijnen, bijvoorbeeld bij betwistingen over een ontslag (al dan niet om dringende reden).

Het is daarom essentieel dat werkgevers niet alleen over een conform reglement beschikken, maar ook kunnen aantonen dat werknemers daadwerkelijk en voldoende werden geïnformeerd. Dit kan onder meer gebeuren door ondertekening voor ontvangst van de policy of door publicatie op het intranet in combinatie met een gerichte communicatie aan het personeel.

Aandachtspunt

Elke werkgever is vroeg of laat genoodzaakt om een onderzoek te voeren naar werknemers. Zorg er dus vóór 16 december 2026 voor dat een WPO‑conform reglement bestaat en correct werd gecommuniceerd. Wij staan steeds ter beschikking om u bij te staan bij de opmaak en implementatie van dit reglement.