Schorsing van toegang tot mailbox bij loopbaanonderbreking

In een recente beslissing van 8 april 2025 heeft de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) zich uitgesproken over een klacht van een werknemer, van wie de toegang tot zijn mailbox werd geschorst door de werkgever tijdens een periode van loopbaanonderbreking. Hoewel de klacht geseponeerd werd omwille van opportuniteitsredenen, kunnen we toch enkele belangrijke lessen trekken uit deze beslissing. 

Feiten

De beslissing van de GBA kadert in een geschil tussen een werknemer en zijn werkgever. De toegang van de werknemer tot diens mailbox werd geschorst omdat hij loopbaanonderbreking had opgenomen. 

De werknemer verweet de werkgever (i) de afwezigheid van voorafgaandelijke informatie vóór de weigering tot toegang tot de professionele mailbox; (ii) de onmogelijkheid om een automatisch bericht in te stellen; (iii) de afwezigheid van een communicatie of bepaling in het arbeidsreglement; (iv) afwezigheid van specifieke reglementering en (v) geen gevolg aan zijn verzoek tot inzage te hebben gegeven. De werknemer diende vervolgens een klacht in bij de GBA.

Verweer van de werkgever

De werkgever verdedigde de maatregel tot schorsing van de toegang tot de mailbox aan de hand van de volgende argumenten:

• De maatregel werd op non-discriminatoire wijze toegepast bij agenten die loonbaanonderbreking opnemen;
• De maatregel was opgenomen in een ontwerp van arbeidsreglement;
• De maatregel had tot doel persoonsgegevens te beschermen, meer bepaald de ongeoorloofde verwerking ervan.

Volgens de werkgever werd geen verzoek tot inzage gesteld.

Verder benadrukte de werkgever dat (i) de professionele rechten van de agenten inzake promotie, mandaattoewijzing en salarisschalen werden gevrijwaard en de relevante informatie via aangetekende brief werd bezorgd; (ii) de werknemer steeds de mogelijkheid had om contact op te nemen met de HR-afdeling via alternatieve kanalen (zoals privé e-mail, post en telefoon); (iii) de werknemer ook de mogelijkheid had gehad om een automatisch afwezigheidsbericht in te stellen of de eventuele e-mails af te drukken vóór de aanvang van zijn loopbaanonderbreking en (iv) men binnen de onderneming bezig was om het beleid over de schorsing van toegang op het moment van de feiten te verduidelijken in het arbeidsreglement.

Beoordeling door de GBA

De GBA ging over tot seponering van de klacht omwille van opportuniteitsredenen. De GBA oordeelde dat de klacht onvoldoende gedetailleerd was en onvoldoende bewijzen bevatte om de GBA in staat te stellen om over een eventuele schending te kunnen oordelen. Daarnaast had de klacht volgens de GBA geen grote maatschappelijke of persoonlijke impact. 

Wat het gebrek aan automatisch afwezigheidsbericht betreft, oordeelde de GBA dat de werknemer dit zelf had kunnen doen vóór de aanvang van zijn loopbaanonderbreking. Hij had de loopbaanonderbreking namelijk zelf aangevraagd en was dus op de hoogte van de aanvangsdatum.

Wat het verzoek tot inzage betreft, oordeelde de GBA dat er onvoldoende bewijzen waren om een schending van de GDPR vast te stellen. De werkgever had namelijk uit eigen beweging voorgesteld om met de werknemer samen te zitten, zodat deze de e-mails die hij nodig had, kon oplijsten en de werkgever deze vervolgens aan hem kon bezorgen. De werknemer ging echter niet op dit voorstel in of liet niet weten waarom dit onvoldoende was om zijn recht tot inzage te faciliteren. 

De GBA hield bovendien rekening met het feit dat: 

• De werkgever reeds maatregelen had genomen, waardoor het voorwerp van de klacht verdwenen was. Op het moment van de feiten was de werkgever immers zijn beleid inzake de opschorting van de toegang tot de professionele mailbox aan het verduidelijken in het arbeidsreglement;
• De werkgever reeds uitleg had gegeven over de reden waarom hij geen toegang kon geven tijdens de periode van loonbaanonderbreking en zijn argumentatie gerechtvaardigd was in het kader van de GDPR. De werknemer heeft deze argumentatie nooit betwist of hierbij bedenkingen gemaakt.

Aandachtspunt

De beslissing illustreert het belang om duidelijke afspraken te maken omtrent het beheer van en de toegang tot de professionele mailbox gedurende (langdurige) afwezigheid. De GBA erkent dat deze afspraken kunnen worden opgenomen in het arbeidsreglement, maar naar onze mening zou een vermelding in een eenzijdige IT-policy volstaan.

Bij vragen over het beheer van mailboxen van afwezige of voormalige werknemers of vragen over gegevensbescherming in het algemeen staat het Claeys & Engels Data Protection team steeds klaar om te helpen.