Suspension de l’accès à la boîte e-mail en cas d’interruption de carrière

Dans une décision du 8 avril dernier, la Chambre Contentieuse de l’Autorité de protection des données (APD) s’est prononcée sur une plainte d’un travailleur dont l’accès à la boîte e-mail avait été suspendu par l’employeur pendant une période d’interruption de carrière. Bien que la plainte ait été classée sans suite pour des raisons d’opportunité, cette décision permet néanmoins de tirer plusieurs enseignements importants.

Faits

La décision de l’APD s’inscrit dans le cadre d’un litige entre un travailleur et son employeur. L’accès du travailleur à sa boîte e-mail professionnelle avait été suspendu parce qu’il était en interruption de carrière.

Le travailleur reprochait à l’employeur : (i) l’absence d’information préalable avant la suspension de l’accès à sa boîte e-mail professionnelle ; (ii) l’impossibilité de configurer un message automatique d’absence ; (iii) l’absence de communication ou de disposition dans le règlement de travail; (iv) l’absence de réglementation spécifique ; et (v) le fait de ne pas avoir donné suite à sa demande d’accès. Le travailleur a ensuite introduit une plainte auprès de l’APD.

Argumentation de l’employeur

L’employeur a présenté les arguments suivants quant à la mesure de suspension d’accès à la boîte e-mail :

• La mesure était appliquée de manière non discriminatoire aux agents en interruption de carrière ;
• La mesure figurait dans un projet de règlement de travail ;
• La mesure visait à protéger les données à caractère personnel, en particulier contre leur traitement non autorisé.

Selon l’employeur, aucune demande d’accès n’avait par ailleurs été introduite par le travailleur. 

L’employeur a également souligné que : (i) les droits professionnels des agents en matière de promotion, d’attribution de mandat et d’échelles de traitement étaient préservés, et que les informations pertinentes avaient été envoyées par courrier recommandé ; (ii) le travailleur avait toujours la possibilité de contacter le service RH via d’autres canaux (e-mail privé, courrier postal, téléphone) ; (iii) le travailleur avait eu la possibilité de configurer un message d’absence automatique ou d’imprimer d’éventuels e-mails avant le début de son interruption de carrière ; (iv) au sein de l’entreprise une clarification de la politique de gestion des suspensions d’accès était en cours de clarification dans le règlement de travail au moment des faits.

Appréciation de l’APD

L’APD a classé la plainte sans suite pour des raisons d’opportunité. Elle a estimé que la plainte manquait de détails et de preuves suffisantes pour lui permettre de statuer. En outre, la plainte ne présentait pas, selon l’APD, un impact sociétal ou personnel significatif.

Concernant l’absence de message d’absence automatique, l’APD a jugé que le travailleur aurait pu le configurer lui-même avant le début de son interruption de carrière. Il avait lui-même demandé l’interruption de carrière et était donc au courant de sa date de début.

Concernant la demande d’accès, l’APD a estimé qu’il n’y avait pas suffisamment de preuves pour constater une violation du RGPD. L’employeur avait en effet proposé de rencontrer le travailleur pour qu’il puisse établir la liste des e-mails nécessaires, que l’employeur se proposait ensuite de lui transmettre. Le travailleur n’a pas donné suite à cette proposition ni expliqué pourquoi elle ne suffisait pas à satisfaire son droit d’accès.

L’APD a également tenu compte du fait que :

• L’employeur avait déjà pris des mesures, rendant la plainte sans objet. Au moment des faits, l’employeur était en train de clarifier sa politique d’accès à la boite e-mail dans le règlement de travail ;
• L'employeur avait déjà expliqué pourquoi l’accès ne pouvait être accordé pendant l’interruption de carrière, et son argumentation était justifiée au regard du RGPD. Le travailleur n’a jamais contesté cette argumentation, ni formulé d’observations à ce sujet.

Point d’attention

Cette décision illustre l’importance de conclure des accords clairs concernant la gestion et l’accès à la boîte e-mail professionnelle notamment en cas d’absence (de longue durée). L’APD reconnaît que ces accords peuvent être intégrés dans le règlement de travail, mais selon nous, une mention dans une police d’entreprise  IT peut  suffire.

Pour toute question relative à la gestion des boîtes e-mail professionnelles, ou en matière de protection des données en général, l’équipe Data Protection de Claeys & Engels est à votre disposition.