Een nieuwe tool om het opleidingsrecht van werknemers te beheren: de “Federal Learning Account”

Er werd een nieuw digitaal portaal gecreëerd om het opleidingsrecht van werknemers op federaal niveau te beheren: de “Federal Learning Account”. Deze tool zal werknemers in staat stellen hun individuele en sectorale opleidingsrechten te beheren en bij te houden. Aangezien het hoofdzakelijk de werkgever is die de nodige informatie moet registreren in deze databank, brengt dit heel wat bijkomende administratie met zich mee. 

Federal Learning Account

De Arbeidsdeal van 3 oktober 2022 heeft een individueel opleidingsrecht gecreëerd voor elke werknemer in de private sector. Dit individueel opleidingsrecht omvat 5 opleidingsdagen per jaar voor elke voltijdse werknemer vanaf 2024 (lees er meer over in onze newsletter over de Arbeidsdeal).

Via de wet betreffende de oprichting en het beheer van de Federal Learning Account werd een nieuw digitaal platform gecreëerd om het opleidingsrecht van werknemers te beheren. De Federal Learning Account zal werknemers niet alleen in staat stellen om hun individuele, maar ook hun sectorale opleidingsrechten te beheren en weer te geven.

Het platform verschaft werknemers, werkgevers en andere actoren (zoals actoren die belast zijn met een taak van beroepsopleiding (vb. VDAB of Forem), sectorale opleidingsfondsen en fondsen voor bestaanszekerheid, personen die wetenschappelijk onderzoek verrichten, sociale inspectiediensten, enz.) informatie over de volgende zaken:

• het aantal opleidingsdagen waarop werknemers recht hebben;
• de gevolgde opleidingsdagen;
• de gevolgde opleidingen en hun bijhorende basiskenmerken;
• het opleidingskrediet.

De Federal Learning Account zal toegankelijk zijn via de website www.mycareer.be en zal actief zijn gedurende de hele beroepsloopbaan van personen die actief zijn op de Belgische arbeidsmarkt.

Verplichtingen voor werkgevers

Er worden bovendien heel wat extra administratieve verplichtingen opgelegd aan werkgevers:

1. Werkgevers moeten verplicht bepaalde persoonsgegevens van hun werknemers registreren in de Federal Learning Account. Dit moet gebeuren binnen de 60 kalenderdagen vanaf hun indiensttreding. Deze gegevens moeten vervolgens worden geactualiseerd en bijgewerkt telkens wanneer dit nodig blijkt.
   
   Voor bestaande werknemers beschikken werkgevers evenwel over een termijn van 6 maanden vanaf de inwerkingtreding van de wet of na de ingebruikname van de Federal Learning Account als die op het moment van de inwerkingtreding van de wet nog niet operationeel is.
2. Werkgevers moeten ieder kwartaal de door de werknemer gevolgde opleiding(en), de hierbij horende basiskenmerken en het aantal hieraan verbonden opleidingsdagen of opleidingsuren registreren in de Federal Learning Account.
   
   Er wordt ook uitdrukkelijk voorzien in de mogelijkheid voor verstrekkers van opleidingen om de gevolgde opleiding en de hierbij horende basiskenmerken rechtstreeks te registeren in de Federal Learning Account, wanneer de werkgever dit nog niet zou hebben gedaan. De werkgever moet de geregistreerde gegevens dan alleen nog verifiëren.
3. Werkgevers moeten het opleidingsrecht waarover werknemers (nog) beschikken en dat door het platform automatisch wordt berekend, verifiëren en indien nodig, aanpassen of aanvullen.

Ten aanzien van de werknemer heeft de werkgever geen bijkomende informatieverplichting, tenzij wanneer de werknemer geen e-mailadres heeft geregistreerd via de website www.mycareer.be of heeft gedeeld via de eBox. In dat geval moet de werkgever de werknemer bij zijn indiensttreding en vervolgens minstens één keer per jaar informeren omtrent verschillende aspecten van de Federal Learning Account, zoals verwerkte persoonsgegevens, doeleinden, bewaartermijn, de stand van het opleidingskrediet, enz. De wetgeving voorziet dat dit moet gebeuren binnen de 30 kalenderdagen nadat het standaarddocument waarvan de werkgever gebruik moet maken, beschikbaar is.

Tot slot moeten werkgevers tijdig gevolg geven aan verzoeken om gegevens recht te zetten die niet of foutief zijn weergegeven.

Toezicht 

Eenmaal per kwartaal wordt een overzicht opgemaakt van werkgevers die hun verplichtingen in het kader van de Federal Learning Account niet zijn nagekomen. Werkgevers zullen hiervan bericht krijgen via hun eBox. Zij krijgen vervolgens 30 kalenderdagen de tijd om zich in regel te stellen.

De lijst van werkgevers die hun verplichtingen nog steeds niet zijn nagekomen, wordt eenmaal per kwartaal overgemaakt aan de Nationale Arbeidsraad, de paritaire (sub)comités, de bevoegde ambtenaar van de FOD WASO en de sociale inspectiediensten. Ze wordt tevens bekendgemaakt op de website van de FOD WASO.

Bij wijze van overgangsmaatregel zal de lijst van werkgevers die hun verplichtingen niet hebben nageleefd niet worden overgemaakt en bekendgemaakt tijdens de eerste 6 maanden na de inwerkingtreding van de wet of na de ingebruikname van de Federal Learning Account als die op het  moment van de inwerkingtreding van de wet nog niet operationeel is.

Inwerkingtreding

De wet betreffende de oprichting en het beheer van de “Federal Learning Account” treedt in werking op een door de Koning nader te bepalen datum en uiterlijk op 1 april 2024.

Aandachtspunt

Houd er rekening mee dat deze nieuwe digitale toepassing de nodige bijkomende administratie met zich meebrengt. Het is immers de werkgever die tal van informatie moet registreren in de Federal Learning Account.

Het is van belang om deze verplichtingen goed op te volgen en na te komen. Werkgevers die hun verplichtingen niet nakomen, zullen immers nominatief vermeld worden in de “zwarte lijst” op de website van de FOD WASO.