De deadline nadert: nog 3 maanden tot de verplichte invoering van een WPO-conform reglement

Op 16 december 2026 loopt de overgangstermijn af die de wetgever heeft voorzien voor de implementatie van een intern reglement in het kader van de Wet Private Opsporing (WPO). Vanaf dan moeten werkgevers die private onderzoeken voeren naar werknemers beschikken over een WPO-conform reglement. Zonder reglement dreigt nietigheid van het verzamelde bewijsmateriaal.

In een eerdere newsflash bespraken wij reeds de verplichting om uiterlijk tegen 16 december 2026 een reglement over onderzoeken naar werknemers te implementeren. Met nog exact 3 maanden te gaan tot deze deadline, brengen wij deze verplichting graag opnieuw onder de aandacht. Werkgevers die nog geen stappen hebben ondernomen, doen er goed aan hiermee zo snel mogelijk aan de slag te gaan.

1. Herinnering: voor wie geldt deze verplichting?

Het toepassingsgebied van de WPO is bijzonder ruim. In de praktijk valt elke werkgever hieronder, zowel in de publieke als in de private sector.

Zodra een werkgever een onderzoek voert of kan voeren ten aanzien van werknemers, bijvoorbeeld naar fraude, diefstal, belangenconflicten, schendingen van interne regels of (oneerlijke) concurrentie, moet hij beschikken over een reglement dat voldoet aan de vereisten van de WPO. De omvang van de onderneming, het aantal werknemers en de frequentie waarmee onderzoeken plaatsvinden, zijn daarbij irrelevant.

2. Wat moet in het reglement worden opgenomen?

Het reglement moet op een transparante manier aangeven dat de werkgever onderzoeken kan voeren en moet ook de nadere regels van dergelijke onderzoeken bevatten.

Noch de WPO, noch de parlementaire voorbereiding preciseren welke inhoud het reglement precies moet bevatten. Op basis van de doelstellingen van de wet en de vereiste transparantie ten aanzien van werknemers, zijn wij evenwel van oordeel dat het reglement minstens duidelijkheid zou moeten bieden over:

• de situaties waarin private onderzoeken kunnen worden opgestart;
• de personen of diensten die dergelijke onderzoeken uitvoeren;
• de manier waarop het privaat onderzoek wordt uitgevoerd;
• de mogelijke onderzoekshandelingen, zoals het afnemen van interviews, het doorzoeken van werkplaatsen, lockers, bedrijfsdocumenten, het analyseren van camerabeelden en geolocalisatiegegevens, enz.;
• de mogelijke gevolgen van een privaat onderzoek;
• de rechten van de betrokken werknemers tijdens en na het onderzoek.

3. Vorm: cao, arbeidsreglement of policy?

De WPO schrijft niet voor in welke vorm het reglement moet worden ingevoerd. Volgens de parlementaire voorbereiding kan dit onder meer gebeuren via een collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement.

Wij zijn van oordeel dat het verdedigbaar is om het reglement in te voeren via een afzonderlijke policy die eenzijdig kan worden opgesteld, geïmplementeerd en gewijzigd door de werkgever.

De wet voorziet niet in de verplichting om het akkoord van de sociale overlegorganen te bekomen, al raden we wel aan om de betrokken organen (ondernemingsraad, vakbondsafvaardiging of, bij gebrek daaraan, de werknemers via rechtstreekse participatie) vooraf te informeren en te consulteren.

Daarnaast moeten werkgevers ook kunnen aantonen dat werknemers daadwerkelijk en voldoende over het reglement werden geïnformeerd. Dit kan gebeuren door ondertekening voor ontvangst of door publicatie op het intranet, in combinatie met een gerichte communicatie aan het personeel.

4. Risico’s bij niet-naleving? 

De verplichting om over een reglement te beschikken wordt door de WPO voorgeschreven op straffe van nietigheid.

Dit betekent dat bewijs dat na 16 december 2026 wordt verzameld in het kader van een privaat onderzoek zonder dat er een geldig reglement voorhanden is, als onrechtmatig en zelfs onbestaande zal worden beschouwd. Een rechtbank zal het verkregen bewijs dan buiten beschouwing moeten laten. Dit kan verregaande gevolgen hebben voor werkgevers, bijvoorbeeld wanneer onderzoeksbevindingen worden ingeroepen ter ondersteuning van een disciplinaire maatregel of een ontslag (al dan niet om dringende reden).

5. Klokkenluidersbeleid

Werkgevers die beschikken over een intern meldkanaal doen er goed aan ook hun klokkenluidersbeleid onder de loep te nemen.

In de praktijk geven klokkenluidersmeldingen immers vaak aanleiding tot een intern onderzoek naar werknemers. Dergelijke onderzoeken kunnen onder het toepassingsgebied van de WPO vallen en moeten dan worden uitgevoerd met naleving van de regels en waarborgen die de WPO oplegt.

Wij raden daarom aan om het klokkenluidersbeleid af te stemmen op het WPO-reglement en hierin expliciet te verwijzen naar de toepasselijke regels rond interne onderzoeken.

6. Mogelijke verlenging van de overgangstermijn?

Uit verschillende bronnen vernemen wij dat momenteel wordt gewerkt aan een reparatiewet om de WPO op bepaalde punten aan te passen. Daarbij zou onder meer sprake zijn van een mogelijke verlenging van de overgangstermijn voor de invoering van het verplichte reglement.

Op heden werd hierover evenwel nog geen definitieve wetswijziging aangenomen en werd evenmin een ontwerp van reparatiewet gepubliceerd. Bovendien lijkt een eventuele aanpassing geen afbreuk te doen aan de verplichting zelf, maar hoogstens aan de termijn waarbinnen werkgevers zich hiermee in regel moeten stellen.

In afwachting van verdere duidelijkheid raden wij aan om ondertussen het reglement voor te bereiden met het oog op de huidige deadline van 16 december 2026.

Actiepunt

Met nog slechts 3 maanden te gaan tot de deadline van 16 december 2026 is dit het moment om na te gaan of uw organisatie al over een WPO-conform reglement beschikt en of de nodige communicatie naar de werknemers werd voorzien.

Beschikt uw organisatie nog niet over een dergelijk reglement, of wenst u uw bestaande documenten te laten toetsen aan de vereisten van de WPO (zoals het klokkenluidersbeleid), dan staan wij uiteraard graag ter beschikking om u te begeleiden bij de opmaak en implementatie van WPO-conforme documentatie.