L’échéance approche : plus que 3 mois avant l’entrée en vigueur obligatoire d’un règlement conforme à la LRP

Le 16 décembre 2026 expire la période transitoire prévue par le législateur pour la mise en œuvre d’un règlement interne dans le cadre de la Loi réglementant la recherche privée (« LRP »). À partir de cette date, les employeurs qui mènent des enquêtes privées à l’égard de travailleurs devront disposer d’un règlement conforme à la LRP. À défaut, les éléments de preuve recueillis risquent d’être frappés de nullité.

Dans un précédent newsflash, nous avons déjà abordé l’obligation de mettre en place, au plus tard pour le 16 décembre 2026, un règlement relatif aux enquêtes menées à l’égard des travailleurs. Alors qu’il ne reste exactement plus que 3 mois avant cette échéance, nous souhaitons à nouveau attirer votre attention sur cette obligation. Les employeurs qui n’ont pas encore entrepris les démarches nécessaires ont tout intérêt à s’y atteler sans tarder.

1. Rappel : à qui cette obligation s’applique-t-elle ?

Le champ d’application de la LRP est particulièrement large. En pratique, tout employeur est susceptible d’être concerné, tant dans le secteur public que dans le secteur privé.

Dès lors qu’un employeur mène, ou est susceptible de mener, une enquête à l’égard de travailleurs, par exemple en matière de fraude, de vol, de conflits d’intérêts, de violation de règles internes ou de concurrence (déloyale), il doit disposer d’un règlement conforme aux exigences de la LRP. La taille de l’entreprise, le nombre de travailleurs ainsi que la fréquence des enquêtes sont à cet égard sans pertinence.

2. Que doit contenir le règlement ?

Le règlement doit indiquer de manière transparente que l’employeur peut mener des enquêtes et doit également préciser les modalités applicables à ces enquêtes.

Ni la LRP ni les travaux préparatoires ne précisent de manière détaillée le contenu exact que doit revêtir un tel règlement. Au regard des objectifs de la loi et des exigences de transparence à l’égard des travailleurs, nous estimons toutefois qu’il devrait au minimum apporter des précisions concernant :

• les situations dans lesquelles des enquêtes privées peuvent être ouvertes ;
• les personnes ou services chargés de réaliser ces enquêtes ;
• la manière dont la recherche privée est menée ;
• les mesures d’enquête susceptibles d’être utilisées, telles que la réalisation d’interviews, la fouille des lieux de travail, des casiers et des documents de l’entreprise, l’analyse d’images de caméras ainsi que de données de géolocalisation, etc. ;
• les conséquences possibles d’une enquête privée ;
• les droits des travailleurs concernés pendant et après l’enquête.

3. Forme : convention collective de travail, règlement de travail ou policy ?

La LRP ne prescrit pas la forme sous laquelle ce règlement doit être instauré. Selon les travaux préparatoires, celui-ci peut notamment être introduit par le biais d’une convention collective de travail ou du règlement de travail.

Nous estimons qu’il est également défendable d’introduire ce règlement au moyen d’une policy distincte, pouvant être établie, mise en œuvre et modifiée unilatéralement par l’employeur.

La loi ne prévoit pas d’obligation d’obtenir l’accord des organes de concertation sociale. Nous recommandons toutefois d’informer et de consulter préalablement les organes concernés (conseil d’entreprise, délégation syndicale ou, à défaut, les travailleurs par le biais de la participation directe).

Par ailleurs, les employeurs doivent être en mesure de démontrer que les travailleurs ont effectivement été informés du règlement de manière adéquate. Cela peut se faire, par exemple, au moyen d’un accusé de réception signé ou via une publication sur l’intranet, combinée à une communication ciblée au personnel.

4. Risques en cas de non-respect

L’obligation de disposer d’un règlement est prescrite par la LRP à peine de nullité.

Cela signifie que les preuves recueillies après le 16 décembre 2026 dans le cadre d’une recherche privée, sans qu’un règlement valable ne soit en place, seront considérées comme illicites, voire inexistantes. Le juge devra alors écarter ces éléments de preuve. Cette situation peut avoir des conséquences importantes pour les employeurs, notamment lorsque les constatations résultant de l’enquête sont invoquées à l’appui d’une mesure disciplinaire ou d’un licenciement, qu’il soit ou non fondé sur un motif grave.

5. Politique relative aux lanceurs d’alerte

Les employeurs qui disposent d’un canal de signalement interne ont également intérêt à examiner de près leur politique relative aux lanceurs d’alerte.

En pratique, les signalements effectués par des lanceurs d’alerte donnent fréquemment lieu à une enquête interne à l’égard de travailleurs. De telles enquêtes peuvent relever du champ d’application de la LRP et doivent alors être menées dans le respect des règles et garanties imposées par celle-ci.

Nous recommandons dès lors d’aligner la politique relative aux lanceurs d’alerte sur le règlement LRP et d’y faire expressément référence aux règles applicables aux enquêtes internes.

6. Possibilité de prolongation de la période transitoire ?

Selon différentes sources, nous apprenons qu’une loi réparatrice visant à modifier certains aspects de la LRP est actuellement en préparation. Il serait notamment question d’une éventuelle prolongation de la période transitoire prévue pour l’introduction du règlement obligatoire.

À ce jour, aucune modification législative définitive n’a toutefois été adoptée à ce sujet et aucun projet de loi réparatrice n’a encore été publié. Par ailleurs, une éventuelle adaptation ne semble pas remettre en cause l’obligation elle-même, mais tout au plus le délai dans lequel les employeurs devront s’y conformer.

Dans l’attente de précisions complémentaires, nous vous recommandons néanmoins de préparer dès à présent le règlement afin de pouvoir respecter l’échéance actuellement fixée au 16 décembre 2026.

Point d’action

Alors qu’il ne reste plus que 3 mois avant l’échéance du 16 décembre 2026, il est temps de vérifier si votre organisation dispose déjà d’un règlement conforme à la LRP et si les communications nécessaires à destination des travailleurs ont été prévues.

Si votre organisation ne dispose pas encore d’un tel règlement, ou si vous souhaitez faire examiner vos documents existants à la lumière des exigences de la LRP (notamment votre politique relative aux lanceurs d’alerte), nous nous tenons bien entendu à votre disposition pour vous accompagner dans la rédaction et la mise en œuvre d’une documentation conforme à la LRP.