Geolocalisatie van bedrijfswagens - Bevestiging van de principes van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

In een beslissing van 25 maart 2025 heeft de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) geoordeeld over het gebruik van een geolocalisatiesysteem in een bedrijfswagen. In deze beslissing bevestigt de GBA de legitimiteit van dit systeem nogmaals en zet ze de puntjes op de i van de gevestigde principes. In 2023 was er een vergelijkbare uitspraak van de GBA die we in deze blog hebben besproken.

Feiten

De zaak ving aan na een klacht van een werknemer bij de GBA omwille van het beweerdelijk onrechtmatig gebruik van een geolocalisatiesysteem door zijn werkgever. Zo was het volgens de werknemer niet mogelijk om het systeem uit te schakelen buiten de werkuren of tijdens vakanties, werd hij niet geïnformeerd over de implementatie ervan en gaf hij geen toestemming voor het gebruik. De werknemer in kwestie gebruikte de wagen zowel voor professionele als privédoeleinden. 

De werkgever stelde ten opzichte van de GBA dat de voorgenomen invoering van het geolocalisatiesysteem werd besproken tijdens een vergadering binnen het bedrijf, maar dat de kwestieuze werknemer daar niet aanwezig was. Vervolgens werd ook een schriftelijke personeelsmededeling met daarin het geolocalisatiebeleid aan de aanwezige werknemers bezorgd. De niet aanwezige werknemers (waaronder de werknemer in kwestie) ontvingen het beleid de daaropvolgende dag.

Toegelaten doeleinden voor geolocalisatie

De GBA stelt vast dat de werkgever beroep deed op de rechtsgrond ‘gerechtvaardigd belang’ voor de verwerkingen via het geolocalisatiesysteem. De GBA past vervolgens in haar beslissing de zogenaamde driestappentoets toe om te bepalen of er beroep kan worden gedaan op de rechtsgrond ‘gerechtvaardigd belang’: doeltoets, noodzakelijkheidstoets en afwegingstoets. 

Wat betreft de doeltoets stelt de GBA vast dat de werkgever voor verschillende doeleinden beroep deed op het geolocalisatiesysteem. In het geolocalisatiebeleid wordt melding gemaakt van de volgende doeleinden: (1) het bekomen van een vereenvoudiging van de registratie en administratie ten behoeve van de facturatie en tijdregistratie voor de nacalculatie, (2) inzicht in de routes, (3) inzicht in vertrek- en aankomsttijden; (4) het verlagen van (brandstof)kosten, (5) een sluitende urenverantwoording, (6) bewijsmateriaal voor opdrachtgevers, (7) een verhoging van de veiligheid en (8) het verlagen van communicatiekosten. Het beleid stelde verder dat controle inderdaad mogelijk is met het systeem, maar dat dit niet het doel is.

De GBA was echter van oordeel dat het uit de feiten bleek dat de controle op de werkprestaties en de gewerkte uren van haar werknemers wel het primair doel was van het geolocalisatiesysteem. De werkgever bevestigde dit tijdens de hoorzitting. Aangezien de werkgever dit niet vooraf had gecommuniceerd werd een inbreuk op het doelbindingsbeginsel vastgesteld.

In elk geval oordeelde de GBA dat zowel de doeleinden die opgenomen waren in het beleid als de controle op de werkprestaties en de gewerkte uren rechtmatige doeleinden konden uitmaken voor het gebruik van het geolocalisatiesysteem.

Niet meer gegevens verwerken dan noodzakelijk

Wat betreft de noodzakelijkheidstoets bevestigt de GBA dat de verwerking van de locatie, de gereden kilometers, de begin- en eindtijden, de reisduur en de stoptijden noodzakelijk zijn voor de behartiging van de bovenstaande belangen.

In dit kader ging de GBA ook in op de registratietijden. De werknemer beweerde dat het geolocalisatiesysteem 24/7 aanstond en niet kon worden uitgeschakeld buiten de werkuren of tijdens vakanties. Volgens de GBA registreerde de verwerker die het geolocalisatiesysteem aanbood de gegevens voortdurend, maar werden uitsluitend de gegevens gedurende de arbeidstijden doorgestuurd naar de werkgever.

De GBA gaat verder dat zij – in het licht van de doelstelling van controle op werkprestaties (zie hierboven) – een continue gegevensregistratie disproportioneel acht en dit ook een inbreuk is op het principe van minimale gegevensverwerking. Zij benadrukt hierbij dat het systeem zo moet ingericht zijn dat het kan worden gedeactiveerd buiten de werktijden. Dit houdt niet alleen in dat de werkgever geen toegang mag hebben, maar ook dat de verwerker de gegevens niet mag registreren. 

Verder stelt de GBA dat zij de mogelijkheid voor de werknemers om het geolocalisatiesysteem handmatig te activeren en deactiveren beschouwt als een best practice (in het bijzonder bij werknemers met flexibele uren). Minstens moet de werkgever in staat zijn om de registratie van geolocalisatiegegevens uit te schakelen buiten de werkuren.

Toch stelde de GBA geen inbreuk vast op dit punt aangezien ze niet beschikte over een gedetailleerd overzicht van de gegevensregistratie die door de verwerker werd uitgevoerd. 

Wat betreft de afwegingstoets stelt de GBA dat het geolocalisatiesysteem slechts een geringe impact had op de betrokkenen. Bijgevolg oordeelt zij dat de werkgever zich terecht kon beroepen op haar gerechtvaardigd belang als rechtsgrond. 

Transparantie

Tot slot stelde de GBA verschillende inbreuken vast op het principe van transparantie en de informatieverplichtingen. Zo werden werknemers niet afdoende geïnformeerd over de doeleinden, was de omschrijving van de rechtsgrond onvoldoende gedetailleerd, liet de werkgever na om de categorieën van persoonsgegevens op exhaustieve wijze te vermelden (door de vermelding ‘et cetera’) en werden de bewaartermijnen niet vermeld.

De GBA merkt hierbij ook op dat zij het als een best practice beschouwt voor een onderneming om een overeenkomst te sluiten met de werknemers of een bijlage aan de arbeidsovereenkomst toe te voegen met alle vereiste informatie conform de GDPR. Ons inziens volstaat een uitgewerkt geolocalisatiebeleid en een aangepaste privacykennisgeving voor werknemers.

Actiepunt

Bij de implementatie/aanpassing van een geolocalisatiesysteem dient elke onderneming rekening te houden met de principes zoals reeds uiteengezet door de GBA. Ondernemingen doen er goed aan een uitgewerkt geolocalisatiebeleid uit te werken met duidelijke toelichting over de doeleinden van het systeem en, in de mate geolocalisatie erop gericht is werknemers te controleren, de werknemers de mogelijkheid te bieden om het systeem zelf uit te schakelen buiten de arbeidsuren.