Telewerkvergoedingen - Nieuwe fiscale circulaire

Terug
Datum:
1 Mrt 2021

Op 14 juli 2020 heeft de fiscale administratie Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk gepubliceerd. Deze circulaire zorgde in de praktijk voor tal van onzekerheden en bestaande onduidelijkheden werden niet verholpen. Op 26 februari  2021 heeft de fiscale administratie, na overleg met de RSZ, een nieuwe, uitgebreide, fiscale circulaire (Circulaire 2021/C/20) gepubliceerd die de circulaire van 14 juli 2020 vervangt en een aantal openstaande vragen uitklaart.

De fiscale circulaire van 14 juli 2020 had als doel een duidelijker kader te creëren over de forfaitaire vergoedingen die toegekend kunnen worden in het kader van structureel en regelmatig telewerk (ook buiten Corona-telewerk om). De bedoeling was om een aantal duidelijke regels op te stellen hieromtrent en te vermijden dat de rulingdienst overstelpt werd met rulingaanvragen omtrent telewerkvergoedingen.

Bestaande onduidelijkheden werden echter niet verholpen, er werden standpunten ingenomen die haaks stonden op deze van de RSZ en meer en meer werkgevers trokken naar de rulingdienst. In de fiscale circulaire van 14 juli 2020 werd namelijk onder meer aangegeven dat een thuiswerkvergoeding slechts toegekend kon worden indien de werknemer minstens 5 dagen per maand van thuis uit werkte (terwijl de RSZ gemiddeld 1 thuiswerkdag per week aanvaardt) en dat het niet mogelijk was om een verschillend forfaitair bedrag toe te kennen op basis van de functiecategorie tenzij er een ruling werd bekomen. Verder werd niet duidelijk ingegaan op welke kosten al dan niet gedekt werden door het forfait.

De nieuwe Circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021, die overigens in overleg met de RSZ tot stand is gekomen, komt tegemoet aan de kritiek op haar voorganger.Zo wordt voor fiscale doeleinden niet langer vereist dat een werknemer 5 dagen per maand van thuis uit werkt opdat er sprake zou zijn van ‘structureel en regelmatig thuiswerk’. Zoals voor sociale zekerheidsdoeleinden zal gemiddeld 1 dag per week volstaan.

Op basis van een objectieve verantwoording zal het voortaan mogelijk zijn om verschillende bedragen voor thuiswerk toe te kennen, waarbij het onderscheid gebaseerd is op de functiecategorie van de werknemers of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd, zonder dat een ruling vereist is.

Wanneer evenwel wordt vastgesteld dat die differentiatie erop gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat, of dat er een “personeelscategorie” wordt ingesteld met datzelfde doel, dan zal dit niet worden aanvaard.

Om discussie hieromtrent te vermijden, is het dus nog steeds aangewezen om een ruling te bekomen.

Er is voortaan voorzien in een niet-exhaustieve lijst van de kosten die gedekt zijn door het forfaitair bedrag (129,48[1] EUR op heden) voor thuisbureau: gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte); printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…);  kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen,…); nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming; onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing en  koffie, water en versnaperingen.

Er is voortaan ook voorzien in een exhaustieve lijst van kosten die buiten het forfait vallen:

  • bureaustoel, bureautafel, bureaukast, functionele bureaulamp;
  • een tweede computerbeeldscherm;
  • printer/scanner;
  • toetsenbord;
  • muis, voetmuis, trackpad of trackball;
  • hoofdtelefoon;
  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

Een bijkomend belangrijk punt in de circulaire is dat er ruimer wordt ingegaan op de terbeschikkingstelling door de werkgever van deze niet door het forfait gedekte toestellen/meubelen alsook de terugbetaling door de werkgever aan de werknemer hiervan. Er wordt voorzien in bepaalde algemene ‘regels’, zoals bijvoorbeeld de bemerking dat enkel ‘normaal’ materiaal onder de circulaire valt (bv: geen luxebureau, geen materiaal dat duidelijk niet beroepsmatig gebruikt wordt,…). Er wordt expliciet bevestigd dat een eenmalige terugbetaling van dit materiaal mogelijk is (maar dat dit ook over de tijd gespreid mag worden), met 3 belangrijke bemerkingen:

  • wanneer de beroepsactiviteit of het thuiswerk wordt beëindigd vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investeringen en de werknemer de reële restwaarde (of een deel ervan) niet moet terugbetalen aan de werkgever, dan moet de reële restwaarde van de investering (of het verschil van de reële restwaarde en de terugbetaling door de werknemer) op dat ogenblik als een voordeel van alle aard worden belast;
  • er is voorzien in een lijst met gebruikelijke ‘afschrijvingstermijnen’:
  • men mag bovengenoemde zaken niet voorafgaand aan de ‘afschrijving’ van deze zaken vervangen  (bv: er mag slechts om de 10 jaar een bureaustoel terugbetaald worden).

Wat de terbeschikkingstelling van dit materiaal betreft, geldt een gelijkaardige redenering.

Indien de werkgever een laptop/PC ter beschikking stelt, maar de werknemer gebruikt eigen randapparatuur voor professionele doeleinden (een tweede scherm en/of een printer/scanner), dan kan de werkgever, gedurende maximaal 3 jaar tussenkomen in de kosten voor het professioneel gebruik van de private toestellen ten belope van 5 EUR per toestel (dus maximaal 10 EUR per maand). Indien de werkgever al een maandelijkse forfaitaire vergoeding van 20 EUR toekent voor het professioneel gebruik van de private laptop/PC, kan er geen bijkomende forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van de private randapparatuur toegekend worden.

De circulaire treedt in werking vanaf 1 maart 2021, met dien verstande dat de administratie rekening zal houden met de in de circulaire opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 01.01.2020. Tot slot merken we op dat de circulaire geen afbreuk doet aan lopende rulings.


1De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 EUR per maand voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 EUR per maand.

Actiepunt

We raden ten zeerste aan om de huidige praktijk inzake de forfaitaire tussenkomst in thuiswerkkosten te evalueren op basis van deze nieuwe circulaire. Een van de belangrijkste aandachtspunten is dat een onderscheid in forfaitaire bedragen gebaseerd moet zijn op objectieve factoren.