Indemnité de télétravail - Nouvelle circulaire fiscale

Le 14 juillet 2020, l'administration fiscale a publié la circulaire 2020/C/100 sur les dépenses propres à l'employeur pour le télétravail. En pratique, cette circulaire a créé de nombreuses incertitudes et il restait un certain nombre d’ ambiguïtés . Le 26 février 2021, après avoir consulté l'ONSS, l'administration fiscale a publié une nouvelle circulaire fiscale plus large (circulaire 2021/C/20) qui remplace la circulaire du 14 juillet 2020 et clarifie un certain nombre de questions en suspens.

La circulaire fiscale du 14 juillet 2020 visait à créer un cadre plus clair au sujet des indemnités forfaitaires qui peuvent être accordées dans le cadre du télétravail structurel et régulier (également en-dehors du télétravail Corona). L'intention de cette circulaire était d'établir des règles claires à cet égard et d'éviter que le service de ruling ne soit inondé de demandes de décision concernant les indemnités de télétravail.

Cependant, des ambiguïtés ont subsisté, des positions contradictoires à celles de l'ONSS ont été adoptées et de plus en plus d'employeurs se sont quand-même adressés au service de ruling. A titre d’exemple, la circulaire fiscale du 14 juillet 2020 indiquait qu'une indemnité de télétravail ne pouvait être accordée que si le travailleur travaillait au moins 5 jours par mois à son domicile (alors que l'ONSS accepte en moyenne 1 jour de télétravail par semaine). Il n'était pas possible non plus d'accorder un forfait différent en fonction d’une catégorie de fonctions, sauf si un ruling était obtenu. Il n’y était pas précisé non plus quels étaient les coûts couverts par le montant forfaitaire.

La nouvelle circulaire 2021/C/20 de 26 février 2021, qui a été élaborée en consultation avec l'Office national de sécurité sociale, palie aux problèmes soulevés par la circulaire précédente.  

Par exemple, d’un point de vue fiscal, il n'est plus nécessaire qu'un travailleur télétravaille 5 jours par mois pour qu’existe un "télétravail structurel et régulier". Comme pour la sécurité sociale, une moyenne d'un jour par semaine suffira.

A l’avenir, il sera aussi possible d'accorder des montants différents d’indemnités de télétravail sur la base d'une justification objective. La distinction pourra être justifiée par la catégorie professionnelle des travailleurs ou par les circonstances réelles dans lesquelles le télétravail est organisé, sans qu'un ruling ne soit nécessaire.

Toutefois, si une telle différenciation vise à accorder à un membre du personnel une indemnité de frais plus élevée sans  justification valable ou si une "catégorie de personnel" est créée dans le même but, cela ne sera pas accepté.

Pour éviter toute discussion à ce sujet précis, il est donc toujours conseillé d'obtenir un ruling.

La circulaire fournit désormais une liste non exhaustive des coûts de télétravail couverts par le montant forfaitaire (129,481 EUR à l'heure actuelle): l'utilisation de l'espace de bureau au domicile du travailleur (y compris le loyer et l'amortissement éventuels de l'espace) ; l'imprimante et l'ordinateur (il ne s'agit pas de l'imprimante et de l'ordinateur en tant que tels mais de coûts de matériel connexe : du papier, une clé USB, un tapis de souris, de l'encre, etc.) ; des fournitures de bureau (chemises, blocs de feuille, stylos, etc.) ; l'eau, l'électricité et le chauffage ; l’entretien, les assurance, le précompte immobilier et de café, de eau, et des snacks.

On y trouve aussi une liste exhaustive des coûts non couverts par le montant forfaitaire  :

• chaise de bureau, table de bureau-, armoire de bureau et - lampe de bureau ;
• un deuxième écran d'ordinateur ;
• imprimante/scanner ;
• clavier ;
• souris, souris au pied, trackpad ou trackball ;
• écouteurs ;
• équipements spécifiques nécessaires au personnes avec handicap pour que celles-ci puissent travailler plus facilement avec leur ordinateur.

Un autre point important de cette circulaire est l’attention qui y est accordée sur les principes de mise à disposition par l'employeur de ces appareils et objets mobiliers, non couverts par le forfait, ainsi qu'à leur remboursement par l'employeur au travailleur.

De manière générale, il est prévu que seuls les équipements dits "normaux" relèvent de la circulaire (les bureaux dits « de luxe » ou  l’équipement qui n'est manifestement pas utilisé à des fins professionnelles sont par exemple exclus.)

Il est explicitement confirmé qu'un remboursement unique de ce matériel est possible (mais qu’on peut également l’étaler dans le temps). A ce sujet  3 remarques importantes :

• si l'activité professionnelle ou le télétravail prend fin avant la période normale d'utilisation de l’équipement et que le travailleur ne doit pas en rembourser la valeur résiduelle réelle (ou une partie de celle-ci) à l'employeur, alors la valeur résiduelle réelle (ou la différence entre la valeur résiduelle réelle et le remboursement par le travailleur) doit être imposée comme un avantage en nature à ce moment ;
• une liste de "périodes d'amortissement" courantes est fournie ;
• le matériel  ci-dessus ne peut être remplacé avant qu’il ne soit totalement amorti (par exemple, un siège de bureau ne peut être remplacé que tous les dix ans).

Il faudra suivre le même raisonnement pour le matériel mis à la disposition par l’employeur à ses télétravailleurs.

Si l'employeur met un ordinateur portable/PC à disposition, mais que le travailleur utilise son propre équipement périphérique à des fins professionnelles (un deuxième écran et/ou une imprimante/un scanner), l'employeur peut, pendant 3 ans maximum, intervenir dans les frais d'utilisation professionnelle des appareils privés à concurrence de 5 EUR par appareil (soit un maximum de 10 EUR par mois).

Si l'employeur accorde déjà une somme forfaitaire mensuelle de 20 EUR pour l'utilisation professionnelle de l'ordinateur portable/PC privé, aucune indemnité forfaitaire supplémentaire ne peut être accordée pour l'utilisation professionnelle des périphériques privés.

La circulaire entre en vigueur à partir du 01.03.2021, étant entendu que l’administration tiendra compte des principes qui y sont repris pour les situations de télétravail qui se sont produites à partir du 01.01.2020. Enfin, notons que la circulaire n'affecte en principe aucun des rulings en cours.

1 Le gouvernement a décidé d’augmenter le montant maximal de 129,48 EUR par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 EUR par mois.

Point d'action

Nous vous recommandons vivement d'évaluer votre politique actuelle ’d'intervention des frais de télétravail sur la base de cette nouvelle circulaire. Il est important dans ce contexte de s’assurer que qu’une éventuelle différence entre les montants (forfaitaires) octroyés soit fondée sur des facteurs objectifs.