Werklast is geen excuus: GBA bevestigt ruime draagwijdte van het inzagerecht

In een beslissing van 6 mei 2026 (nr. 97/2026) bevestigt de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) opnieuw de ruime draagwijdte van het recht van inzage. Ze benadrukt in het bijzonder dat inzageverzoeken enkel in uitzonderlijke gevallen kunnen worden geweigerd door hun “kennelijk ongegrond” of “buitensporig” karakter. Volgens de GBA kan het recht van inzage niet worden beperkt louter op grond van de praktische of organisatorische lasten die de uitvoering ervan voor de werkgever meebrengt.

Feiten

Een technicus verzocht zijn werkgever om inzage in en een kopie van al zijn prestatieformulieren over een periode van vijf jaar (één formulier per week). Die formulieren bevatten per gepresteerde werkdag een overzicht van de verrichte prestaties en verplaatsingen, op basis van handgeschreven aantekeningen van de werknemer. Met zijn inzageverzoek wilde de werknemer nagaan of zijn prestaties correct werden geregistreerd en verloond. 

De werkgever archiveerde deze formulieren niet per werknemer, maar per werkdag, verspreid over verschillende klassementen. Hij bezorgde slechts één prestatieformulier en stelde dat het verzamelen en kopiëren van de overige documenten een aanzienlijke werklast zou vergen. Als alternatief stelde hij een inzage ter plaatse voor, waarbij de werknemer zelf de relevante formulieren zou moeten identificeren. De werknemer achtte dit onvoldoende en diende een klacht in bij de GBA.

Beslissing van de Geschillenkamer van de GBA

Geldig en voldoende afgebakend verzoek 

De werkgever voerde aan dat het verzoek onduidelijk en onvoldoende gemotiveerd was. De GBA volgt dit standpunt niet en herinnert eraan dat een betrokkene geen enkele motivering moet verstrekken om zijn inzagerecht uit te oefenen. Het verzoek was bovendien voldoende duidelijk afgebakend, aangezien het betrekking had op een welbepaalde categorie documenten (prestatieformulieren) en een afgebakende periode (vijf jaar).

De GBA benadrukt ook de actieve medewerkingsplicht van de werkgever. Indien een verzoek onduidelijk zou zijn, moet de werkgever om verduidelijking vragen. Indien hij (geheel of gedeeltelijk) weigert om op het inzageverzoek in te gaan, moet hij dat binnen één maand meedelen en de weigering motiveren. Door geen formele weigering mee te delen en het verzoek feitelijk onbeantwoord te laten door enkel een inzage ter plaatse voor te stellen, schond de werkgever zijn verplichtingen onder de AVG.

De GBA herhaalt dat het recht van inzage ook bestaat uit het verkrijgen van een kopie, dat een essentieel onderdeel vormt van dit recht en veronderstelt dat de betrokkene zijn persoonsgegevens ontvangt in een duurzame vorm. Het voorstel van de werkgever om enkel een inzage ter plaatse te organiseren, zonder effectieve verstrekking van een kopie, volstaat dus in principe niet.

Geen kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek

De werkgever stelde dat het verzoek buitensporig was wegens de aanzienlijke werklast die het verzamelen, kopiëren en anonimiseren van de documenten met zich zou brengen, onder meer gelet op het archiveringssysteem. Hij voerde aan dat bijkomend personeel zou moeten worden aangeworven om aan dergelijke verzoeken te voldoen.

De GBA herinnert eraan dat een verzoek slechts als kennelijk ongegrond of buitensporig kan worden beschouwd in uitzonderlijke gevallen van misbruik van recht, met name wanneer het verzoek uitsluitend wordt ingediend met het oogmerk om de verwerkingsverantwoordelijke (de werkgever) schade te berokkenen.

Volgens de GBA vereist misbruik van recht zowel een objectief als een subjectief element. Wat het objectieve element betreft, stelde zij vast dat het doel van het recht van inzage in dit geval wel degelijk werd nagestreefd: de werknemer wenste kennis te nemen van zijn persoonsgegevens en de juistheid ervan te controleren. Zelfs indien het verzoek (mede) zou zijn ingegeven door een ander doel, bijvoorbeeld in het kader van een arbeidsrechtelijk geschil, doet dit geen afbreuk aan het recht van inzage.

Wat het subjectieve element betreft, slaagde de werkgever er niet in om aan te tonen dat de werknemer kunstmatig de voorwaarden voor de toepassing van de AVG had gecreëerd om daaruit een oneigenlijk voordeel te halen. De prestatieformulieren waren opgesteld in het kader van een reeds lang bestaande arbeidsrelatie en het inzageverzoek volgde pas meerdere jaren later. Van intentioneel misbruik was dus geen sprake.

Tot slot benadrukt de GBA dat de werklast die gepaard gaat met de uitvoering van een inzageverzoek op zich geen buitensporig karakter kan verlenen aan dat verzoek, zeker niet wanneer die werklast voortvloeit uit de interne organisatie of archiveringswijze van de werkgever. De AVG bevat geen algemene proportionaliteitsbeperking die toelaat het recht van inzage te beperken op grond van efficiëntie‑ of kostenoverwegingen. Integendeel, de werkgever is verplicht om de uitoefening van de rechten van betrokkenen te faciliteren en zijn organisatie zodanig in te richten dat die rechten daadwerkelijk kunnen worden uitgeoefend.

Gegevens van derden 

De werkgever haalde aan dat de prestatieformulieren gegevens van derden konden bevatten, zoals van klanten en collega’s van de werknemer. De GBA erkent dat dit aanleiding kan geven tot beperkingen op het inzagerecht, maar benadrukt dat dit geen complete weigering van het inzageverzoek kan rechtvaardigen. De werkgever moet in voorkomend geval passende maatregelen nemen, zoals het anonimiseren van gegevens van derden, zodat alsnog een kopie kan worden verstrekt. 

Bovendien haalt de GBA aan dat een inzage ter plaatse in de volledige klassementen net het risico zou creëren dat persoonsgegevens van derden onrechtmatig zouden worden blootgesteld aan de werknemer.

Sanctie

De GBA legt in deze zaak een berisping op en beveelt de werkgever om binnen één maand alsnog een kopie van de gevraagde prestatieformulieren te bezorgen aan de werknemer. 

Aandachtspunt

Deze beslissing bevestigt dat de GBA weinig ruimte laat voor een beroep op weigeringsgronden bij inzageverzoeken. Werkgevers kunnen zich niet beroepen op de praktische impact, administratieve belasting of hun interne organisatie om het recht op inzage te beperken. 

Deze beslissing onderstreept het belang van een adequate interne organisatie, zodat inzageverzoeken efficiënt en conform de AVG kunnen worden behandeld. De lat om een verzoek als kennelijk ongegrond of buitensporig te kwalificeren ligt immers bijzonder hoog.