Recht van inzage: hoe moet dit recht worden geïnterpreteerd?

Tot op heden heeft de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) geen richtlijnen uitgevaardigd over de uitoefening van het recht van inzage in persoonsgegevens. In een recente beslissing heeft de GBA hierover meer toelichting gegeven. Hierbij bevestigde zij dat het recht van inzage niet absoluut is, en dat (ook) rekening moet worden gehouden met de rechten en vrijheden van andere werknemers. 

De feiten

Naar aanleiding van een incident met een vrijwilliger ontving een werknemer, tewerkgesteld bij een organisatie actief in het welzijnswerk, een vermaningsbrief. Enkele maanden later vond overleg plaats tussen de werknemer enerzijds en de algemeen directeur en de HR-directeur anderzijds. 

Na dit overleg verzocht de werknemer haar werkgever om inzage in haar personeelsdossier. Aangezien ze van mening was dat haar dossier onvolledig was, diende zij een klacht in bij de GBA. De GBA oordeelde dat de werkgever het recht van inzage moest respecteren en de werknemer inzage moest verlenen in haar personeelsdossier, met inbegrip van haar evaluaties. Na deze beslissing gaf de werknemer aan dat ze liever een kopie van haar personeelsdossier ontving dan (enkel) ter plaatse inzage te krijgen. 

Nadat ze een kopie had ontvangen, stelde de werknemer vast dat onder meer (1) het verslag van de evaluatievergadering en (2) het verslag met klachten van collega’s over het gedrag van de werknemer, ontbraken. Zij verzocht daarop opnieuw om een kopie van deze documenten. 

De werkgever weigerde op dit verzoek in te gaan. Nadat de arbeidsovereenkomst van de werknemer was beëindigd wegens pensionering, meende zij dat haar (ex-)werkgever onvoldoende gevolg had gegeven aan haar inzageverzoek. Ze diende opnieuw een klacht in bij de GBA.

Beslissing van de Geschillenkamer van de GBA

In haar beslissing verduidelijkte de GBA hoe de werkgever moet omgaan met een verzoek tot inzage en/of kopie van persoonsgegevens zonder afbreuk te doen aan de rechten en vrijheden van anderen. De GBA had eerder al benadrukt dat deze belangenafweging er in geen geval toe kan leiden dat aan de betrokken werknemer alle informatie wordt onthouden. In de eerste plaats moet worden nagegaan of de rechten van anderen voldoende kunnen worden gerespecteerd door hun persoonsgegevens te anonimiseren in het antwoord op het inzageverzoek.

1. Recht van inzage in notities in het personeelsdossier

De werknemer verzocht om inzage in het verslag van de evaluatievergadering, waarvoor de algemeen directeur en de HR-directeur persoonlijke notities zouden hebben gemaakt. De werkgever erkende dat de vergadering had plaatsgevonden enkele maanden na de vermaningsbrief, maar stelde dat de persoonlijke notities van de algemeen directeur en de HR-directeur geen deel uitmaakten van het personeelsdossier en geen formele evaluatiedocumenten vormden.

Volgens de GBA worden notities die worden opgesteld in een professionele context door een vertegenwoordiger van de werkgever, en die een impact kunnen hebben op de professionele evaluatie van de werknemer, wel degelijk beschouwd als persoonsgegevens.

Hoewel de werkgever erover moet waken dat het recht van inzage geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen, oordeelde de GBA dat in dit geval geen geldige reden werd aangevoerd om de notities niet mee te delen aan de werknemer. Om aan de doelstelling van het recht van inzage te voldoen, had de werkgever moeten verantwoorden waarom de notities niet konden worden meegedeeld. Door deze weigering niet te verantwoorden, beging de werkgever een inbreuk op het recht van inzage.

2. Recht van inzage in klachten van collega’s

Daarnaast verzocht de werknemer om inzage in een verslag met gebundelde klachten van collega’s, waarin conflicten met de werknemer gedetailleerd werden beschreven. Volgens de GBA had de werkgever terecht aangevoerd dat klachten van (ex-)collega’s van de werknemer niet in alle omstandigheden moeten worden meegedeeld bij een inzageverzoek. De werkgever moet namelijk ook rekening houden met de rechten en vrijheden van anderen (zoals andere werknemers).

De GBA hield rekening met het feit dat collega’s hun verklaringen hadden afgelegd in de verwachting dat deze vertrouwelijk zouden blijven. Ze merkte wel op dat er bijzondere situaties kunnen zijn waarin verklaringen van collega’s belangrijke gevolgen kunnen hebben voor de betrokken werknemer, in het bijzonder wanneer deze het risico loopt benadeeld te worden doordat hij geen kennis kan nemen van de verklaringen en hierop niet kan reageren. 

In dit dossier bleven de gevolgen voor de werknemer beperkt, aangezien er geen formele ontslagprocedure had plaatsgevonden. De GBA benadrukte dat gespecialiseerde externe preventiediensten in dergelijke omstandigheden een legitieme en proportionele filterfunctie kunnen vervullen.

Hoewel beperkingen op het inzagerecht restrictief moeten worden geïnterpreteerd, stelde de GBA dat, rekening houdende met de concrete omstandigheden van het dossier er geen inbreuk kon worden vastgesteld.

Sanctie

Aangezien de werkgever geen inzage had verleend in de notities van de algemeen directeur en de HR-directeur, besloot de GBA om een berisping op te leggen. Bovendien werd beslist om de identiteit van de werkgever te publiceren, aangezien deze aanzienlijk werd gefinancierd met publieke middelen.

Aandachtspunt

Tot op heden heeft de GBA geen richtlijnen uitgevaardigd over de uitoefening van het recht van inzage. Steeds meer (ex-)werknemers verzoeken hun werkgever tot inzage en/of kopie van hun persoonsgegevens. De bovenstaande beslissing geeft meer toelichting over hoe het inzageverzoek kan worden beperkt op grond van de rechten en vrijheden van andere werknemers.

Wanneer de werkgever bij het inwilligen van een inzageverzoek het risico loopt om de rechten en vrijheden van anderen te schenden, is het aangeraden om in de eerste plaats persoonsgegevens van derden te anonimiseren. De GBA bevestigde echter dat het recht van inzage in bepaalde gevallen kan worden beperkt, bijvoorbeeld wanneer collega’s vertrouwelijk klachten hebben geuit over het gedrag van de werknemer. Een alternatieve werkwijze zou erin kunnen bestaan de klachten te parafraseren om de identiteit van de collega’s te beschermen.