Ondernemingen aarzelen beter niet om de WPO in het HR-beleid te implementeren

In één van de eerste zaken waarin de Wet tot regeling van de private opsporing (WPO) van toepassing was, moest het arbeidshof van Antwerpen zich buigen over de resultaten van een onderzoek dat als bewijs gebruikt werd in het kader van een procedure voor de erkenning van een ontslag om dringende reden van een beschermde werknemer. Zowel in eerste aanleg als in hoger beroep werd het eindrapport nietig verklaard. Het arrest van 26 december 2025 toont het belang aan van een strikte naleving van de WPO. 

De feiten

De werknemer was personeelsafgevaardigde in de ondernemingsraad alsook lid van de vakbondsafvaardiging. In een digitaal systeem moest hij handmatig aangeven welke verplaatsingen hij uitvoerde in de uitvoering van zijn mandaten. Op basis van die gegevens werden zijn arbeidstijd en zijn mogelijke kilometervergoeding berekend. De werkgever stelde vast dat de werknemer het systeem niet altijd correct gebruikte en soms zelfs fictieve adressen ingaf. De werkgever sprak hem daar herhaaldelijk op aan en stuurde vele waarschuwingen, zonder resultaat. 

Wanneer de werkgever daarnaast ook nog ontdekte dat de werknemer actief was in een andere onderneming zonder dat hij de werkgever op de hoogte had gebracht van deze nevenactiviteit, werd een professionele privaat onderzoeker ingeschakeld om de feiten te onderzoeken en bewijzen te verzamelen. 

Deze vergunde onderneming voor private opsporing voerde tijdens drie afzonderlijke periodes van telkens één maand in totaal 11 observaties uit. Uit deze observaties bleek dat de werknemer op verschillende dagen thuisbleef op momenten waarop hij aangaf ergens anders aanwezig te zijn in het kader van zijn mandaten, en dat hij dus fraudeerde met het systeem. De bevindingen werden opgenomen in een finaal eindrapport.

De beslissing van het arbeidshof van Antwerpen 

Zowel in eerste aanleg als in hoger beroep werd het eindrapport nietig verklaard. Conform de WPO moeten observaties beperkt blijven tot een duur minder dan vier opeenvolgende dagen (zesennegentig uur) ofwel tot 4 niet-opeenvolgende dagen, verdeeld over een maand. Volgens het arbeidshof is hierbij niet het aantal uren, maar het aantal dagen relevant wanneer het gaat om niet-opeenvolgende observaties. Van zodra er op een dag gedurende enige tijd een observatie plaatsvindt, telt die dag volledig mee. De observaties werden als te verregaand beschouwd, waardoor de bevindingen van het privaat onderzoek nietig werden verklaard. Bijgevolg kon het eindrapport van de privaat onderzoeker niet als bewijs van de dringende reden worden gebruikt.

In tegenstelling tot de arbeidsrechtbank in eerste aanleg, stelde het arbeidshof vast dat er wél ander bewijs beschikbaar was van fictieve verplaatsingen. De werkgever kon aan de hand van de door de werknemer gedane registraties aantonen dat de werknemer effectief fictieve, onbestaande adressen had ingegeven. Aangezien de werknemer hiervoor geen geldige verklaring had, werd de dringende reden aldus door het arbeidshof erkend. 

Aandachtspunten 

Dit arrest toont het belang aan van een strikte naleving van de WPO: observaties kunnen een nuttige onderzoekshandeling uitmaken in het kader van een intern onderzoek naar werknemers, maar moeten binnen het strikt wettelijke kader gebeuren. Hoewel dit arrest, voor wat de toepassing van de WPO betreft, betrekking had op een onderzoek dat door een externe onderneming voor private opsporing werd gevoerd,  vormt dit ook voor HR een waarschuwing. Het arrest toont immers duidelijk aan: één misstap kan een zorgvuldig gevoerd onderzoek volledig ondermijnen en nutteloos maken. 

Wij brengen u dan ook graag kort de belangrijkste uitgangspunten van de WPO in herinnering:

• Het toepassingsgebied van de WPO is erg ruim: ook werkgevers die beroep willen doen op een privaat onderzoeker of die zelf een onderzoek wensen in te stellen naar eigen werknemers, vallen hieronder;
• Een werkgever mag slechts een privaat onderzoek voeren naar eigen werknemers, indien de toelating en modaliteiten hiervoor uitdrukkelijk en transparant voorzien zijn in een ‘reglement’. Dit reglement moet er ten laatste op 16 december 2026 zijn;
• Er kan geargumenteerd worden dat ieder die wordt ingezet in het kader van een onderzoek (bv. bedrijfsjurist, interne auditor, IT, enz.) met uitzondering van - onder bepaalde voorwaarden - de personeelsdienst, deel moet uitmaken van een vergunde interne opsporingsdienst en moet beschikken over een identificatiekaart;
• De onderzoekshandelingen kunnen pas plaatsvinden nadat (1) verschillende formaliteiten omtrent deze handelingen in orde werden gebracht, en (2) de voorwaarden en modaliteiten zoals bepaald in de WPO worden nageleefd (zo moet bv. een persoon die wordt ondervraagd zijn of haar voorafgaande toestemming geven en specifieke informatie ontvangen);
• Het afsluiten van een onderzoek veronderstelt de opmaak van een onderzoeksrapport;
• Voordat de werkgever kan overgaan tot (disciplinaire) maatregelen of ontslag naar aanleiding van de inhoud van het rapport, moet op transparante wijze informatie worden verstrekt omtrent onder meer de GDPR‑rechten waarover de betrokkenen beschikken met betrekking tot hun persoonsgegevens (zoals het recht op inzage en het verkrijgen van een kopie, het recht op verbetering, enz.).

Het is belangrijk te benadrukken dat elke onderneming de ‘WPO-oefening’ moet maken. Op die manier kunnen onderzoeken naar werknemers - wanneer er bijvoorbeeld vermoedens zijn van fraude, diefstal, ongeoorloofde of oneerlijke praktijken - correct verlopen en zullen de resultaten van deze onderzoeken ook voor een rechtbank aangewend kunnen worden.

Wij staan steeds ter beschikking om u te ondersteunen bij de concrete implementatie hiervan binnen uw organisatie.