Binnenlandse dienstreizen - Nieuwe forfaitaire vergoedingen vanaf 1 september 2017

Werkgevers kunnen aan de werknemers die vaak op de baan zijn een vergoeding toekennen ter compensatie van de kosten die zij maken tijdens deze dienstreizen. De werkgever kan ervoor opteren om deze kosten hetzij op reële basis, hetzij op forfaitaire basis te vergoeden.  

Indien de werkgever ervoor opteert om de kosten op forfaitaire basis te vergoeden, is het raadzaam om de forfaits te gebruiken die worden toegekend aan de ambtenaren van de federale overheid voor dienstreizen in België. Deze forfaits worden immers beschouwd als "ernstige normen" wat ertoe leidt dat deze niet belastbaar zijn. 

Dit principe blijft hetzelfde, maar de voorwaarden en de vooropgestelde bedragen wijzigen vanaf 1 september 2017.

Tot 31 augustus 2017 werden vier forfaits gebruikt (geïndexeerde bedragen zoals van toepassing vanaf 1 juli 2017):

• 3,98 EUR voor dienstreizen van meer dan vijf uur per kalenderdag, maar minder dan acht uur;
• 19,99 EUR voor dienstreizen van meer dan acht uur per kalenderdag, of dienstreizen van meer dan vijf uur per kalenderdag waarin het 13e en 14e uur van de dag vallen;
• 23,97 EUR/nacht voor kosteloze logies (bv. logies bij familieleden, vrienden,...);
• 45,54 EUR/nacht voor nachtverblijf (bv. hotel).

De werkgevers binnen de privésector konden deze forfaitaire bedragen dus toekennen aan werknemers die een dergelijke binnenlandse dienstreis in België maakten. De vergoedingen gebaseerd op deze bedragen waren niet belastbaar aangezien ze gebaseerd zijn op "ernstige normen". 

Het KB van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van het federaal openbaar ambt wijzigt de huidige regeling op belangrijke punten.

Een federaal ambtenaar zal voortaan slechts aanspraak kunnen maken op een vergoeding voor dienstreizen in België indien cumulatief voldaan is aan volgende voorwaarden:

• de binnenlandse dientsverplaatsing bedraagt minstens zes uur;
• de dienstverplaatsing vindt plaats buiten een straal van 25 km;
• naar aanleiding van de verplaatsing mag geen ander voordeel of vergoeding ter compensatie van een maaltijdkost worden toegekend.

Indien aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, kan een bedrag van 10 EUR (te indexeren, vanaf 1 september 2017 16,73 EUR) belastingvrij worden toegekend. Bovendien voorziet het KB ook in de mogelijkheid om een maandelijkse forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen (beperkt tot 16 keer het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding), zonder voorwaarden wat betreft de duurtijd en omvang van de verplaatsing, indien de aard van de functie zelf impliceert dat men regelmatig extern prestaties levert. 

Vanaf 1 september 2017 zal een federaal ambtenaar slechts recht hebben op een verblijfskostenvergoeding indien cumulatief aan volgende voorwaarden voldaan is:

• het gaat niet om kosteloze logies (het forfait van 23,98 EUR voor kosteloze logies wordt geschrapt);
• de dienstverplaatsing bedraagt meer dan 75 km;
• de federale dienst neemt de kost niet op zich en de ambtenaar ontvangt geen ander voordeel voor de logies. 

Indien aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, kan een bedrag van 75 EUR (te indexeren, vanaf 1 september 2017 125,51 EUR) belastingvrij worden toegekend.

Bovenstaande forfaits zullen vanaf 1 september 2017 beschouwd worden als de kostenvergoedingen gebaseerd op ernstige normen. Dit betekent dat de werkgevers binnen de privésector deze nieuwe forfaitaire bedragen in principe kunnen toepassen met belastingvrijstelling indien ze kosten gerelateerd aan dienstreizen op een forfaitaire wijze willen vergoeden.

Volledigheidshalve merken wij op dat eveneens rekening gehouden moet worden met de door de RSZ vastgestelde forfaits en voorwaarden in zijn "Instructies", dewelke niet afgestemd zijn op de fiscale forfaits en voorwaarden (bv. 35 EUR/nacht voor de RSZ).

> Actiepunt 
Werkgevers die forfaitaire vergoedingen voor dienstreizen toekennen zullen vanaf 1 september 2017 de nieuwe forfaits moeten hanteren.