AVG: Recht om inzage te verkrijgen. Hof van Justitie verduidelijkt de begrippen “kopie” en “informatie”.

Artikel 15, lid 3 AVG bepaalt dat, op verzoek van de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt, moet verstrekken en, indien het verzoek elektronisch wordt ingediend, de informatie in een gangbare elektronische vorm moet aanbieden. Het HvJ verduidelijkt dat het recht om een “kopie” te verkrijgen van persoonsgegevens inhoudt dat aan de betrokkene een getrouwe en begrijpelijke reproductie van al deze gegevens moet worden gegeven en dat het begrip ‘informatie” uitsluitend verwijst naar de persoonsgegevens waarvan een kopie moet worden verstrekt.

Op basis van artikel 15, lid 1 AVG heeft iedere betrokkene het recht van inzage van de hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Lid 3 bepaalt dat, op verzoek van de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt, moet verstrekken en, indien het verzoek elektronisch wordt ingediend, de informatie in een gangbare elektronische vorm moet aanbieden. In arrest van 4 mei 2023, verduidelijkt het Hof de begrippen “kopie” en “informatie”.

Het HvJ bracht deze verduidelijkingen als antwoord op prejudiciële vragen gesteld door het Oostenrijkse Bundesverwaltungsgericht in een zaak waarin een bedrijfsadviesbureau de persoonsgegevens die het had verwerkt enkel in geaggregeerde vorm had toegestuurd aan een betrokkene die zijn recht op inzage had uitgeoefend. De verzoeker diende hierna klacht in bij de Oostenrijkse gegevensbeschermingsautoriteit, omdat hij van mening was dat het bedrijfsadviesbureau een kopie van alle documenten die zijn gegevens bevatten had moeten bezorgen.

In zijn arrest verduidelijkt het HvJ de inhoud en de omvang van het recht van de betrokkene om inzage te krijgen in hem betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Het Hof merkt op dat de term “kopie” niet naar een document als dusdanig verwijst, maar naar de persoonsgegevens die het bevat en die volledig moeten zijn. Volgens het Hof blijkt uit de AVG dat de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene alle informatie in kwestie moet bezorgen in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal, en dat de informatie schriftelijk of met andere middelen, met inbegrip van elektronische middelen, moet worden verstrekt, tenzij de betrokkene vraagt dat de informatie mondeling wordt meegedeeld. Hieruit volgt dat de kopie alle noodzakelijke kenmerken moet vertonen om de betrokkene in staat te stellen de rechten die hij aan de AVG ontleent daadwerkelijk uit te oefenen. Deze kopie moet de gegevens dus volledig en getrouw reproduceren.

Om ervoor te zorgen dat de verstrekte informatie begrijpelijk is, kan het dus onontbeerlijk zijn dat uittreksels uit documenten of zelfs volledige documenten of databankuittreksels die onder meer de persoonsgegevens bevatten die worden verwerkt, worden gereproduceerd. Wanneer met name persoonsgegevens worden gegenereerd op basis van andere gegevens of wanneer dergelijke gegevens voortvloeien uit open tekstvelden, is de context waarin deze gegevens worden verwerkt een onontbeerlijk element om de betrokkene in staat te stellen op transparante wijze inzage te krijgen in die gegevens en er een begrijpelijk beeld van te krijgen.

Het HvJ preciseert desalniettemin dat het recht van inzage geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen. In geval van strijdigheid tussen enerzijds de volledige uitoefening van het recht van inzage van de persoonsgegevens en anderzijds de rechten of vrijheden van anderen, worden de betrokken rechten tegen elkaar afgewogen. Voor zover mogelijk moet ervoor worden gekozen de persoonsgegevens te verstrekken op een wijze die geen afbreuk doet aan de rechten of vrijheden van anderen, zonder dat de betrokkene hierdoor alle informatie wordt onthouden.

Verder buigt het HvJ zich over de vraag wat moet worden verstaan onder het begrip “informatie” in de zin van artikel 15, lid 3 AVG. Het Hof verduidelijkt dat dit begrip uitsluitend verwijst naar de persoonsgegevens waarvan een kopie moet worden verstrekt.

Aandachtspunt

In navolging van het arrest van het Hof van Justitie, zal de verwerkingsverantwoordelijke die, op basis van het recht van inzage, een kopie van de verwerkte persoonsgegevens moet verstrekken aan de betrokkene, steeds een grondige afweging moeten maken tussen: 

• de verplichting om een getrouwe en begrijpelijke reproductie van alle verwerkte persoonsgegevens over te maken, waarbij het onontbeerlijk kan zijn in bepaalde gevallen om volledige documenten te reproduceren; en de
• rechten of vrijheden van anderen.