Loi portant des mesures exceptionnelles visant les Institutions de Retraite Professionnelle (IRPs) dans le cadre de la crise relative au Corona
À la suite de la pandémie Covid-19, les fonds de pension ou institutions de retraite professionnelle (IRPs) peuvent rencontrer des problèmes pratiques en ce qui concerne le respect de leurs obligations de reporting à l’égard de la FSMA et de la BNB, qui doivent être remplies suivant un calendrier strict. Dans le cadre des mesures liées à la quarantaine, les IRPs sont également confrontées au défi d’organiser leur assemblée générale annuelle et les réunions du conseil d’administration. Une initiative législative supplémentaire était nécessaire pour accorder aux IRPs un report pour les obligations de reporting relatives à l’exercice comptable 2019 à l’égard de la FSMA et de la BNB mais aussi pour leur permettre une flexibilité dans l’organisation de l’assemblée générale et des réunions du conseil d’administration dans ces circonstances exceptionnelles. Le 26 mai 2020 la Loi du 14 mai 2020 portant des mesures exceptionnelles visant les IRPs dans le cadre de la pandémie Covid-19 a été publiée au Moniteur Belge.
Sur base de l’arrêté de pouvoirs spéciaux (n° 4) du 9 avril 2020, les IRPs pouvaient déjà tenir leur assemblée générale et leur conseil d’administration « à distance » via vidéoconférence ou téléconférence et ce, même si cela n’était pas prévu dans les statuts de l’IRP (voyez la newsletter Corona ). À la suite de l’adaptation des délais de reporting européens, la FSMA avait déjà également accordé un report aux IRPs jusqu’au 11 août 2020 au plus tard pour le reporting prudentiel national (comme, entre autres, pour le reporting P40 et les statistiques).
La Loi du 14 mai 2020 accorde désormais aussi aux IRPs un report de deux mois (c.-à-d. jusqu’au 31 août 2020 au plus tard en lieu et place du 30 juin 2020 au plus tard) pour transmettre leurs comptes annuels, leurs rapports annuels et les rapports du commissaire agréé relatifs à l’exercice comptable 2019 à la FSMA. Dans le prolongement de ce qui précède, les IRPs ont jusqu’au 30 septembre 2020 au plus tard (en lieu et place du 31 juillet 2020) pour déposer ces documents relatifs à l’exercice comptable 2019 auprès de la BNB.
De plus, la Loi met en place trois assouplissements temporaires pour l’organisation de l’assemblée générale. Ainsi, premièrement, la possibilité de reporter l’assemblée générale ordinaire jusqu’au 31 août 2020 au plus tard et ce, même si l’assemblée générale a déjà été convoquée, et sans que les formalités de convocation et de participation ne doivent être à nouveau appliquées. L’IRP doit évidemment informer les membres et les autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale du report. En outre, la Loi confirme une nouvelle fois qu’organiser l’assemblée générale « à distance » via téléconférence ou vidéoconférence est autorisé. Un troisième assouplissement autorise le conseil d’administration à décider que les membres de l’assemblée générale ne peuvent voter qu’avant l’assemblée générale et à distance, au moyen d’un formulaire ou par le biais d’un site internet, en combinaison ou non avec le vote par procuration (suivant les mêmes modalités que celles déterminées dans les statuts de l’IRP). Les formulaires et les procurations doivent, dans ce cas, être signés et retournés à l’IRP, ce qui peut se faire, entre autres, par le biais d’un formulaire/d’une procuration scanné(e) ou photographié(e).
Enfin, un certain nombre d’assouplissements temporaires valent également pour la tenue et l’organisation des réunions du conseil d’administration et des autres organes opérationnels. Ainsi, toute décision du conseil d’administration peut être temporairement prise par le biais d’une décision unanime par écrit et ce, également pour l’établissement des comptes annuels pour 2019. De plus, toute réunion du conseil d’administration ou d’un autre organe opérationnel peut être tenue via vidéoconférence ou téléconférence, pour autant que cela permette une délibération collective.
Ces mesures valent durant la période allant du 1er mars 2020 jusqu’au 30 septembre 2020 inclus. La date de fin peut, si nécessaire, être reportée par Arrêté Royal. Les assouplissements supplémentaires pour l’organisation des réunions ne valent pas pour les réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale qui ont eu lieu depuis le 1er mars 2020 conformément aux règles qui valaient avant l’entrée en vigueur de la Loi.
Point d'action
Un report des obligations de reporting relatives à l’exercice comptable 2019 peut apporter une solution si l’IRP, en raison de la pandémie Covid-19, ne reçoit pas l’ensemble des informations pour le 30 juin 2020. Si l’assemblée générale annuelle n’a pas encore eu lieu, les IRPs doivent déterminer comment elles souhaitent l’organiser et si elles souhaitent éventuellement la reporter. Jusqu’au 30 septembre 2020, le conseil d’administration peut décider sur tous les sujets au moyen d’une décision unanime par écrit ou peut valablement se réunir via téléconférence ou vidéoconférence, même si les statuts ne le permettent pas.