Comment communiquer un licenciement de manière juridiquement correcte ? - Un exercice d’équilibre délicat entre les intérêts de l'entreprise et du travailleur

Dans une décision du 26 octobre 2023, l'Autorité de Protection des Données (APD) rappelle les principes relatifs à la communication d’un licenciement pour motif grave.

L'APD réprimande une haute école ayant communiqué de manière irrégulière sur le licenciement de l'un de ses professeurs à la suite d'une altercation physique.

Licenciement pour motif grave après une altercation physique

Une haute école procède au licenciement de l'un de ses professeurs après une altercation physique avec l'un de ses étudiants. La direction décide d'en informer son personnel et les étudiants du professeur. Étant donné que les boîtes e-mails des anciens étudiants ne sont fermées qu'au cours de l'année académique suivante, un certain nombre d'anciens étudiants ont également reçu la communication en question. Au total, au moins 195 (anciens) étudiants ont reçu l’e-mail.

La direction a communiqué sur le licenciement dans les termes suivants (traduction libre) :

"A la suite d’une agression physique d’un étudiant […], l'enquête approfondie a révélé que cet incident rendait impossible tout fonctionnement ultérieur de [nom du plaignant] en tant que travailleur du [défendeur]". Cela a finalement conduit le professeur à déposer une plainte auprès de l’APD.

L'APD a décidé que la communication était irrégulière et a réprimandé la haute école. Dans sa décision, elle a établi une distinction entre la communication destinée aux professeurs et aux étudiants actuels, d'une part, et la communication destinée aux anciens étudiants, d'autre part. Dans les deux cas, elle a procédé au test en trois étapes, nécessaire pour invoquer la justification de l'intérêt légitime :

1. Critère de l'objectif. Tout d'abord, l’APD a confirmé que le simple fait que le professeur ait été licencié avec effet immédiat suffit à établir qu'il existe un besoin immédiat et légitime de communiquer ce licenciement aux étudiants et aux collègues. Ceci est indépendant de tout éventuel litige concernant le motif grave.
2. Critère de nécessité. L’APD estime que la communication n'est pas nécessaire dans la mesure où elle est adressée à d'anciens étudiants et constate une infraction. Ce faisant, l’APD a également confirmé la nécessité de maintenir les comptes des étudiants et les boîtes e-mails associées constamment à jour.
   
   L'APD considère qu'une communication est appropriée pour les étudiants et les collègues actuels, mais qu'il n'est pas nécessaire de communiquer la raison spécifique du licenciement, à savoir ‘l'agression physique’. Elle estime qu'aucune nécessité actuelle n'a été mise en avant par la haute école. L'APD stipule explicitement que la crainte de médisance ou de méfiance n'est pas suffisante. Toutefois, l'APD n'exclut pas qu'il puisse y avoir des situations où il est nécessaire d'indiquer le motif du licenciement.
3. Critère de proportionnalité. Enfin, l'APD estime que le critère de proportionnalité n'a pas été respecté. En effet, la haute école a affirmé dans sa communication que la décision de licenciement n'avait été prise qu'après une ‘enquête approfondie’, alors qu'il s'est avéré par la suite que ce n'était pas le cas. En outre, la haute école n'a pas mentionné dans sa communication que le professeur pouvait encore interjeter appel auprès de l'organe de recours interne.

Il n'y a donc pas eu de communication légitime et la haute école a été réprimandée.

Décisions antérieures concernant la communication sur une sortie de service

Ce n'est pas la première fois que l’APD se prononce sur cette thématique. D'une manière générale, l’APD confirme systématiquement que la communication s’agissant du départ d'un travailleur est autorisée et entre dans le cadre de l'exécution du contrat (de travail). Dans ses décisions, l'APD indique quelles sont les limites d'une telle communication.

Dans une décision du 1er juin 2021 (63/2021), l'APD a décidé qu'il n'est pas nécessaire de communiquer les circonstances fondant le licenciement, telles que le nombre d'avertissements ou la tenue d'entretiens de réadaptation. Plus d'informations à ce sujet dans ce newsflash.

Le 19 juillet 2022 (115/2022), l’APD a averti un employeur après qu'il ait annoncé le départ d'une travailleuse sans base légale, en communiquant des détails sur son état de santé.

Plus tôt cette année, nous avons publié ce newsflash concernant une institution publique qui avait communiqué sur son intranet le licenciement d'un travailleur, en précisant qu'il était avec effet immédiat et à l'initiative de l'employeur. L'APD a jugé qu'il n'était pas nécessaire d'indiquer dans la communication que le licenciement prenait effet immédiatement, ni de préciser qui en était à l'origine. Ces informations sont disproportionnées.

Enfin, dans une décision du 1er juin 2023 (63/2023), l’APD a également jugé qu'en raison du principe de minimisation des données, il n'était pas nécessaire d'indiquer la nature du licenciement. Dans cette affaire, l'employeur avait indiqué dans la communication que les travailleurs avaient été licenciés pour une faute grave.

Point d’attention lors de la communication du licenciement

Le principe n'a pas changé au fil des années : il faut se limiter à l'essentiel. Jusqu'à présent, l'APD a toujours considéré qu'il n'était pas nécessaire de communiquer les circonstances antérieures, les données relatives à la santé, la partie initiatrice, le départ immédiat et le fait que le licenciement était dû à une faute grave. La décision qui fait l'objet de ce newsflash le reconfirme.

Toutefois, à notre avis, cela n'exclut pas la possibilité, à titre exceptionnel, d'expliquer le motif du licenciement. Cela dépendra entièrement des circonstances concrètes du licenciement et de la situation au sein de l'entreprise. Sur la base des décisions antérieures de l’APD, il est clair que le seuil d’admissibilité est particulièrement strict.