Instructies van de R.S.Z. aan de werkgevers: Tabel met forfaits aanvaard inzake de terugbetaling van kosten
De instructies aan de werkgever die de R.S.Z. publiceert voor het 3e kwartaal van 2010 bevatten een interessante nieuwigheid: de R.S.Z. heeft een tabel toegevoegd waarin de forfaitaire bedragen zijn opgenomen waarvan zij, onder bepaalde voorwaarden, aanvaardt dat het gaat om terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.
In principe moet het bestaan en de juistheid van de kosten eigen aan de werkgever door deze laatste bewezen worden door middel van verantwoordingsstukken.
Sinds 1 januari 2010 is het de werkgever die ingeval van betwisting dit bewijs moet leveren. Slaagt hij hier niet in, dan zullen de desbetreffende sommen beschouwd worden als loon onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen.
De R.S.Z. aanvaardt echter een forfaitaire begroting van kleine kosten, die moeilijk bewijsbaar zijn door middel van verantwoordingsstukken.
In haar instructies aan de werkgevers van het 3e kwartaal van 2010 beschrijft de R.S.Z. de kosten waarvoor zij een forfaitaire begroting aanvaardt (weliswaar op voorwaarde dat deze beantwoorden aan de werkelijke kosten).
De maximale bedragen en de voorwaarden waaronder deze forfaits aanvaard zullen worden, zijn eveneens vermeld. Indien de werkelijke kosten hoger zijn dan het forfait, dient men voor het geheel gebruik te maken van het systeem van de werkelijke kosten.
De tabel met het overzicht kan geraadpleegd worden via de volgende link:
De R.S.Z. verduidelijkt echter dat de werkgever op haar vraag zijn systeem van kostenvergoeding (zowel individueel als collectief) desgevallend zal moeten kunnen motiveren door het voorleggen van doeltreffende geschreven documenten.