Terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever - De rulingdienst aanvaardt de kosten verbonden aan het bezoek en/of het verblijf van de echtgenoot en de kinderen van een expat

De rulingdienst heeft recent beslist dat in bepaalde gevallen, de kosten met betrekking tot het bezoek van de familieleden van een expat aan de plaats van zijn opdracht en/of hun verblijf op deze plaats, kunnen beschouwd worden als kosten eigen aan de werkgever.

De rulingdienst heeft op 13 mei 2015 een interessante beslissing genomen met betrekking tot de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.

In de situatie die werd voorgelegd aan de rulingdienst konden bepaalde werknemers, die vanuit België in een ander land werden tewerkgesteld, om de twee weken terugkeren naar hun familie in België.

De kosten verbonden aan deze terugkeer naar de woonplaats werden beschouwd als kosten eigen aan de werkgever die in hoofde van de werknemer vrijgesteld werden en in hoofde van de werkgever aftrekbaar waren.

Teneinde de verplaatsingen van de werknemers te beperken en hun productiviteit te verhogen, stelde de werkgever voor om de kosten die verband houden met het bezoek van de partner en de kinderen aan de plaats van de opdracht en het eventuele verblijf op deze plaats, ten laste te nemen.

De rulingdienst heeft aanvaard dat de terugbetaling van de reis-, verblijfs- en transportkosten van de echtgenoot en de kinderen beschouwd kunnen worden als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.

Deze kosten mogen echter niet uitstijgen boven de kostprijs die door het bedrijf zou worden gedragen (conform het uitgavebeleid van het bedrijf) indien de werknemer zou terugkeren naar zijn woonplaats.

Actiepunt
Houd er rekening mee dat bepaalde kosten, gemaakt door de familieleden van uw werknemer die in het buitenland werkzaam is, beschouwd kunnen worden als kosten eigen aan de werkgever.