Telethuiswerk en terugkeermomenten vanaf woensdag 9 juni

Wat zijn uw verplichtingen?

Naar aanleiding van het Overlegcomité van vrijdag 4 juni jl. verscheen in het Belgisch Staatsblad van dezelfde dag een nieuw Ministerieel Besluit over de COVID-19-maatregelen, waarin de modaliteiten op het vlak van het verplicht telethuiswerk en de wekelijkse terugkeermomenten worden bepaald. Deze regels gelden vanaf woensdag 9 juni 2021.

Telethuiswerk blijft verplicht tot eind juni
Ook in juni blijft het telethuiswerk verplicht voor alle ondernemingen, verenigingen en diensten, dit voor alle personen die bij hen werkzaam zijn, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening. Het Ministerieel Besluit preciseert nu uitdrukkelijker dan voorheen dat deze plicht niet enkel geldt voor de eigen werknemers, maar voor alle personen, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie.

Omdat er de voorbije weken naar aanleiding van flitscontroles door de sociale inspectie discussies bestonden over het toepassingsgebied van de verplichting, verduidelijkt het Ministerieel Besluit dat de verplichting ook geldt voor de handelszaken, private en publieke bedrijven en diensten die noodzakelijk zijn voor de bescherming van de vitale belangen van de Natie en de behoeften van de bevolking.

Vanaf juli tot (minstens) eind augustus zou het telethuiswerk niet langer verplicht, maar wel sterk aanbevolen worden. De finale beslissing hierover moet nog genomen worden door het Overlegcomité in functie van het aantal vaccinaties en besmettingen.

Afgifte van een attest voor personen met een niet-telewerkbare functie
Werkgevers moeten aan de personen met een niet-telewerkbare functie die werkzaam zijn in hun vestigingseenheden een attest of elk ander bewijsstuk bezorgen dat de noodzaak van hun aanwezigheid op de arbeidsplaats bevestigt. Het Ministerieel Besluit preciseert nu uitdrukkelijker dan voorheen dat deze plicht niet enkel geldt voor  eigen werknemers, maar voor alle personen, ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie.

Maandelijkse aangifte via de registratietool
Zolang het telethuiswerk verplicht is, blijft ook de verplichting voor de werkgevers op het vlak van de maandelijkse aangifte via de online registratietool op de website van de RSZ onverkort gelden. Zie hierover onze Newsflash van 29 maart. Op het portaal van de Sociale Zekerheid wordt aan de hand van instructies verduidelijkt op welke manier de registratie moet gebeuren en wat bv. onder een niet-telewerkbare functie wordt verstaan. Bepaalde ondernemingen worden voortaan vrijgesteld van de registratieplicht (bv. een onderneming met minder dan vijf personen ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie, werkgevers uit de bouw-, schoonmaak en vleessector voor wat hun werknemers betreft die reeds aan de verplichte aanwezigheidsregistratie onderworpen zijn, werkgevers in de gezondheidszorg,…).

Voor de maand juni diende deze registratie voltooid te zijn ten laatste op 6 juni. U moest echter geen nieuwe aangifte doen als het totale aantal personen werkzaam in de vestigingseenheid en het aantal personen dat daar een niet-telewerkbare functie uitoefent niet is gewijzigd sinds uw laatste aangifte.

Wekelijks terugkeermoment
Vanaf woensdag 9 juni kan u wekelijks een terugkeermoment inplannen voor de personen waarvoor  telethuiswerk verplicht is.

Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• Het gaat om een terugkeermoment van maximum één werkdag per week per persoon. Per dag mag maximum 20% van de personen voor wie telethuiswerk verplicht is, tegelijk in de vestigingseenheid aanwezig zijn. Voor ondernemingen waar minder dan 10 personen werkzaam zijn, mogen maximum vijf personen van diegenen voor wie telethuiswerk verplicht is, tegelijk in de vestigingseenheid aanwezig zijn. Praktisch gesproken houdt u best een register bij zodat u het aantal gelijktijdige aanwezigen steeds kan opvolgen. Dit kan belangrijk zijn in geval van betwisting of controle door de sociale inspectie.
   
• Het systeem berust op een wederzijdse vrijwilligheid. Dit betekent dat de terugkeer niet eenzijdig kan worden afgedwongen door de werknemer noch door de werkgever. Volgens het Ministerieel Besluit is immers een onderling akkoord vereist tussen de onderneming en de betrokken telethuiswerker. U mag als werkgever bovendien voor uw eigen werknemers geen enkel gevolg verbinden aan het feit of iemand al dan niet gebruik wenst te maken van de mogelijke terugkeer.
   
• Het doel van het terugkeermoment moet het bevorderen van het psychosociaal welzijn en de teamgeest van deze personen zijn.
   
• Deze personen moeten vooraf de nodige instructies krijgen over alle maatregelen die noodzakelijk zijn om de terugkeer veilig te laten verlopen. Het spreekt voor zich dat wie op het werk aanwezig is alle preventiemaatregelen die op de werkvloer gelden moet naleven (zoals de regels van social distancing, mondmaskers bij verplaatsingen,…). De Generieke Gids is en blijft de norm voor het uitwerken van preventiemaatregelen op de werkvloer.
   
• Deze personen moeten geïnformeerd worden dat ze in geen geval mogen terugkeren naar de arbeidsplaats als ze zich ziek voelen of ziektesymptomen vertonen of zich in een quarantainesituatie bevinden.
   
• De verplaatsing van en naar de arbeidsplaatsen tijdens de piekuren van het openbaar vervoer of via carpooling moet zo veel mogelijk vermeden worden.
   
• De beslissing om terugkeermomenten te organiseren moet gebeuren met inachtneming van de regels van het sociaal overleg in uw onderneming, waarbij alle voorwaarden worden afgetoetst.

Bij dit alles is het belangrijk te noteren dat een werkgever in zijn preventiebeleid in principe geen onderscheid mag maken tussen gevaccineerde en niet-gevaccineerde werknemers en hij steeds moet rekening houden met de strikte bepalingen van de gegevensbeschermingswetgeving en de discriminatiewetgeving.

Actiepunt
Vanaf woensdag 9 juni kunnen wekelijkse terugkeermomenten georganiseerd worden voor personen voor wie telethuiswerk verplicht is. Hiervoor gelden een aantal strikte voorwaarden. Betrek uw preventieadviseur en sociale partners op voorhand zodat alles vlot en veilig kan verlopen. Communiceer duidelijk naar uw werknemers over de mogelijkheden en informeer hen ook uitdrukkelijk over de geldende maatregelen op de werkvloer. Praktisch gesproken houdt u best een register bij zodat u het aantal gelijktijdige aanwezigen steeds kan opvolgen. Dit kan belangrijk zijn in geval van betwisting of controle door de sociale inspectie.