Opschorting van uw sociale verkiezingsprocedure door COVID-19: nu ook wettelijk bevestigd

Wij informeerden u reeds eerder dat de sociale partners in de Nationale Arbeidsraad hadden afgesproken om de sociale verkiezingsprocedure op te schorten naar aanleiding van de COVID-19 pandemie. Deze opschorting is nu ook wettelijk verankerd via een Wet die vandaag werd aangenomen in de Kamer van Volksvertegenwoordigers en eerstdaags gepubliceerd zal worden in het Belgisch Staatsblad. De nieuwe verkiezingsdata zullen echter pas later vastgelegd worden bij Koninklijk Besluit en zullen afhangen van de evolutie van de pandemie. In de mate van het mogelijke zal men de data van 16 tot 29 november 2020 proberen aan te houden, maar voorlopig is dit onder voorbehoud van een gunstige evolutie van de COVID-19 crisis. Wij informeren u uiteraard zodra het KB er is.

Wat betekent dit concreet voor uw onderneming?

• Wanneer zullen uw sociale verkiezingen plaatsvinden?
  
  U zal de verkiezingsprocedure moeten hervatten op de nieuwe dag X+36. Deze datum zal bepaald worden in functie van de nieuwe verkiezingsdatum (dag Y). De wet bepaalt dat de nieuwe verkiezingsdata nog bij Koninklijk Besluit bepaald zullen worden. Hoewel de NAR de periode van 16 tot en met 29 november 2020 had voorgesteld, staat voorlopig nog niet vast of de verkiezingen effectief in die periode zullen worden gehouden. In de parlementaire toelichting bij de wet valt te lezen dat men hiervoor nog wil wachten op de vraag hoe lang de pandemie en de gevolgen ervan zullen aanhouden. Het is dus niet uitgesloten dat de sociale verkiezingen nog verder uitgesteld zouden worden tot bijvoorbeeld in 2021. Wij houden u uiteraard op de hoogte.
  
  De nieuwe dag Y zal automatisch volgen uit een logische inpassing van de oorspronkelijk gekozen (eerste) dag Y. Voorbeeld: indien u op donderdag 14 mei 2020 verkiezingen zou organiseren, zal de nieuwe verkiezingsdatum vallen op donderdag 19 november 2020 (onder voorbehoud van bevestiging door het KB van deze data).
  
  Het KB zou wel voorzien dat op ondernemingsniveau andere afspraken kunnen gemaakt worden omtrent de nieuwe verkiezingsdatum, de uurregeling en de verkiezingskalender.
  
  U kan hier uw nieuwe verkiezingskalender gratis downloaden (onder voorbehoud dat het KB zal bevestigen dat de verkiezingen in november 2020 zullen doorgaan).
   
• Wat met uw huidige verkiezingsprocedure?
  
  Alle stappen van de procedurekalender worden vanaf dag X+36 uitgesteld. Dit betekent dat de huidige dag X+35 (uiterste datum om kandidatenlijsten in te dienen) behouden blijft volgens de huidige procedurekalender (dus in de periode van 17 tot en met 30 maart 2020, of later voor bedrijven die de verkiezingsprocedure later hebben opgestart of wanneer de verkiezingsprocedure vertraging heeft opgelopen door een procedure voor de arbeidsrechtbank).
  
  Bijgevolg mag u bijvoorbeeld nog niet overgaan tot de aanplakking van de kandidatenlijsten, de samenstelling van de stembureaus, het ‘opkuisen’ van de kiezerslijsten, enzovoort. De wet bepaalt uitdrukkelijk dat alle verrichtingen die u sedert de oorspronkelijke dag X+36 wel zou doen of heeft gedaan nietig zijn. Voorts kan u ook nog geen rekening houden met een eventuele intrekking van een kandidatuur. Evenmin kan er nu al een klacht of beroep worden aangetekend tegen een kandidatuur. We kunnen u uiteraard wel reeds bijstaan indien u wenst na te gaan of de ingediende kandidatenlijsten conform de wet zijn qua verkiesbaarheidsvoorwaarden en/of er geen sprake zou zijn van bepaalde abusieve kandidaturen.
  
  Voorbeeld: indien u op donderdag 14 mei 2020 verkiezingen zou organiseren, zal uw eerste nieuwe stap, nl. de aanplakking van de kandidatenlijsten (de nieuwe datum voor dag X+40) nu - voorlopig - vallen op woensdag 30 september 2020.
  
  De wet bepaalt dat akkoorden en beslissingen die al getroffen zijn tot en met dag X+35 definitief verworven zijn (bijvoorbeeld: de beslissing over elektronische stemming of het (conventioneel verhoogde) aantal mandaten). Maar een akkoord dat u tot en met dag X+35 op ondernemingsvlak gesloten heeft en dat uitdrukkelijk gelinkt werd aan de gevolgen van de coronavirus COVID-19 pandemie (bijvoorbeeld een akkoord dat u de voorbije weken gesloten hebt om de stemming per brief te organiseren omdat u in uw onderneming op grote schaal heeft ingezet op telewerk of omdat u veel afwezigen telde), is ongeldig, tenzij de partijen die dit akkoord sloten, hierover andere afspraken maken.
   
• Wat als u geen kandidatenlijsten heeft ontvangen?
  
  Enkel wanneer u geen enkele kandidatenlijst (en dit voor geen enkele personeelscategorie) heeft ontvangen, mag u de huidige verkiezingsprocedure al stopzetten sinds dag X+36. U moet wel de formaliteiten hiervoor vervullen (aanplakking van het bericht inzake de stopzetting en upload op de webapplicatie van de FOD WASO). Een eventueel beroep tegen de beslissing tot volledige stopzetting kan ingesteld worden na de periode van de opschorting van de verkiezingsprocedure.
  
  Als u echter minstens één kandidatenlijst heeft ontvangen (zelfs wanneer er slechts één kandidaat is), moest u de verkiezingsprocedure opschorten vanaf dag X+36. U mag dus voorlopig geen enkele stap ondernemen. U zal de procedure moeten hervatten vanaf de nieuwe dag X+36.
   
• Wat met de verkiesbaarheidsvoorwaarden voor de kandidaten?
  
  De wet bevestigt dat alle verkiesbaarheidsvoorwaarden van de kandidaten beoordeeld moeten worden op de oorspronkelijk geplande dag Y. Dit geldt ook voor de vervangende kandidaten die ten laatste op de nieuwe dag X+76 worden voorgedragen.
  
  Concreet zal de kandidaat bijvoorbeeld zes maanden anciënniteit bereikt moeten hebben op de oorspronkelijk geplande dag Y. Dit geldt ook bijvoorbeeld voor de leeftijdsvoorwaarde van de ‘jeugdige kandidaat’: het volstaat dat deze kandidaat op de oorspronkelijk geplande dag Y geen 25 jaar was, ook al heeft hij de leeftijd van 25 jaar intussen bereikt op de nieuwe dag Y.
   
• Wat met de tweede anciënniteitsvoorwaarde voor uitzendkrachten?
  
  Sedert deze verkiezingen kunnen uitzendkrachten stemgerechtigd zijn bij de gebruiker. Hiervoor moet de uitzendkracht voldoen aan een dubbele anciënniteitsvoorwaarde, die voldaan moet zijn gedurende twee referteperiodes. De eerste periode liep vanaf 1 augustus 2019 tot en met dag X. De tweede periode loopt vanaf dag X tot en met dag X+77. In deze tweede periode moet de uitzendkracht in totaal minstens gedurende 26 arbeidsdagen tewerkgesteld zijn. De wet bepaalt dat deze tweede anciënniteitsvoorwaarde wordt geneutraliseerd gedurende de opschorting van de verkiezingsprocedure. M.a.w., de tweede anciënniteitsperiode loopt vanaf dag X tot en met dag X+35 en herneemt vanaf de nieuwe dag X+36 tot en met de nieuwe dag X+77. De uitzendkracht moet bij de gebruiker dus in totaal minstens 26 arbeidsdagen tewerkgesteld zijn in deze twee periodes samen.
   
• Wat met de bestaande organen en huidige beschermde werknemers?
  
  De bestaande OR en het CPBW blijven verder functioneren totdat de nieuw verkozen organen geïnstalleerd zijn (ten laatste op de nieuwe dag Y+45). De personeelsafgevaardigden blijven tot die datum uiteraard ook hun bescherming genieten. Dit geldt ook voor de kandidaten die in 2016 werden voorgedragen, maar niet verkozen werden (met uitzondering van de niet-verkozen kandidaten die bij de vorige verkiezing ook al niet verkozen waren aangezien hun bescherming normaal gezien een einde nam in mei 2018).
   
• Wat met de ontslagbescherming van de kandidaten van 2020?
  
  De kandidaat die op de kandidatenlijst van dag X+35 voorkomt, geniet de ontslagbescherming sinds dag X-30 tot aan de datum van de eerste vergadering van de OR of het CPBW van de sociale verkiezingen van 2024 (normaal gezien juni 2024).
   
• Wordt de occulte periode ‘verlengd’ door de opschorting van de sociale verkiezingsprocedure? Of is er sprake van een nieuwe occulte periode?
  
  De occulte periode die liep van dag X-30 tot en met dag X+35 heeft een einde genomen. Er wordt een nieuwe occulte periode ingevoerd voor de kandidaten die tot en met dag X+76 als vervanger kunnen worden voorgedragen.
  
  De wet bepaalt immers dat een nieuwe occulte periode start vanaf uw nieuwe ‘fictieve’ dag X, zijnde 36 dagen voorafgaand aan de nieuwe dag X+36, tot en met uw nieuwe dag X+76. Een kandidaat die uiterlijk op de nieuwe dag X+76 wordt voorgedragen ter vervanging van een kandidaat die op dag X+35 was voorgedragen, geniet de ontslagbescherming dus pas vanaf de nieuwe dag X.
  
  Concreet betekent dit dat werknemers ontslagen in de periode vanaf uw huidige dag X+36 tot vóór uw nieuwe dag X (normaal gezien tussen 18 en 31 augustus 2020 volgens de voorgestelde nieuwe verkiezingskalender) niet als vervanger aangeduid kunnen worden. Die ontslagen werknemers zullen bijgevolg geen bescherming genieten aangezien de nieuwe occulte periode pas loopt vanaf de nieuwe dag X tot en met de nieuwe dag X+76.
   
• Wat met de bescherming van de werknemer die in 2016 kandidaat was, maar niet opkomt in 2020? Hoe wordt de beschermingsvergoeding berekend ingeval van ontslag?
  
  Deze werknemer geniet de bescherming totdat de nieuw verkozen organen geïnstalleerd zijn (ten laatste op de nieuwe dag Y+45). Dit geldt ook voor de kandidaat die in 2016 niet verkozen was (met uitzondering van de niet-verkozen kandidaat die bij de vorige verkiezing ook al niet verkozen was aangezien zijn bescherming normaal gezien een einde nam in mei 2018).
  
  Indien deze werknemer ontslagen wordt terwijl hij de ontslagbescherming nog geniet, heeft hij recht op een beschermingsvergoeding. Deze bestaat uit een vast deel in functie van de anciënniteit op de ontslagdatum. Op dit vlak verandert er niets aan de regelgeving.
  
  Daarnaast heeft deze werknemer ook recht op het ‘variabel’ deel van de beschermingsvergoeding wanneer hij zijn re-integratie vraagt en deze door de werkgever niet (geldig) wordt aanvaard. Voor de berekening van dit variabel deel maakt de wet een onderscheid in functie van de ontslagdatum:
  
  - ingeval van een ontslag vóór 17 maart 2020: het variabel deel moet berekend worden op basis van het loon vanaf de ontslagdatum tot en met de datum waarop de eerste vergadering van de nieuw verkozen OR of het CPBW had plaatsgevonden indien de verkiezingsprocedure niet was opgeschort. Het gaat dus om de periode tot uiterlijk de oorspronkelijk geplande dag Y+45 (normaal in juni 2020).
  - ingeval van een ontslag vanaf 17 maart 2020: het variabel deel moet berekend worden op basis van het loon vanaf de ontslagdatum tot en met de datum waarop de eerste vergadering van de nieuw verkozen OR of het CPBW volgens de hervatte verkiezingsprocedure zal plaatsvinden. Het gaat dus om de periode tot uiterlijk de nieuwe dag Y+45 (normaal in december 2020/januari 2021).
   
• Wat met de bescherming van de huidige beschermde werknemers wanneer u in december 2019 geen verkiezingsprocedure moest opstarten?
  
  Wanneer u de wettelijke drempels van 50 of 100 werknemers niet meer bereikte in de wettelijke referteperiode en u bijgevolg in december 2019 geen sociale verkiezingsprocedure moest opstarten voor het CPBW en/of de OR, en de bestaande organen dus niet hernieuwd moeten worden, blijven de kandidaten die in 2016 verkozen werden hun bescherming genieten tot zes maanden te rekenen vanaf de eerste nieuwe dag Y (dus voorlopig te rekenen vanaf 16 november 2020). Dit geldt ook wanneer u in 2020 geen nieuwe verkiezingen moet organiseren bij gebrek aan de vereiste kandidaturen.

Actiepunt

De opschorting van de verkiezingsprocedure is nu ook wettelijk verankerd. U moet uw verkiezingsprocedure reeds vanaf dag X+36 voorlopig stopzetten en u mag geen enkele stap van de verkiezingskalender zetten tot aan de nieuwe dag X+36. Enkel wanneer er geen enkele kandidatenlijst werd ingediend (en dit voor geen enkele personeelscategorie), mag u de procedure definitief stopzetten sinds de oorspronkelijke dag X+36.

De nieuwe verkiezingsdata moeten nog bij KB bevestigd worden. Dit zal afhangen van de evolutie van de pandemie. Wij houden u uiteraard op de hoogte. Als de data wijzigen, dan zullen wij ook de kalender op onze website www.socialelections.be aanpassen zodat u gemakkelijk uw nieuwe COVID-19 verkiezingskalender kan downloaden.