Kosten voor thuisbureau - Verhoging van het forfaitair bedrag

Op 30 augustus 2016 heeft de RSZ haar nieuwe “Administratieve Instructies” voor het 3de trimester van 2016 gepubliceerd. Hierbij werd de kostenvergoeding voor  een bureau thuis verhoogd van 119,61 EUR naar 122,01 EUR per maand.

Omwille van de aard van hun functie gebeurt het dat bepaalde werknemers regelmatig hun eigen bureau gebruiken voor professionele doeleinden. Hun werkgever kan hen hiervoor een vergoeding toekennen om de gemaakte kosten in dit verband te dekken.

De RSZ bepaalt een bedrag dat zij aanvaardbaar vindt als vergoeding voor de kosten in kader van thuiswerk. In haar nieuwe “Administratieve Instructies 2016/3”, verhoogt zij dit bedrag naar 122,01 EUR (voorheen 119,61 EUR).

Deze vergoeding dekt onder meer de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, ...

Dit heeft voor gevolg dat deze kostenvergoeding, die ten laste is van de werkgever, uitgesloten is van het loonbegrip en aldus vrijgesteld is van sociale zekerheidsbijdragen (zowel de patronale als de persoonlijke).

De RSZ  vereist wel dat deze werknemers structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en dat zij bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken.

De RSZ preciseert eveneens dat  voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur dit forfait dus niet wordt aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de maximale wettelijke arbeidsduur die voor hem geldt bijna uitsluitend verricht op een werkplek ingericht door de werkgever.

De fiscus is juridisch gezien niet gebonden door de “Administratieve Instructies” van de RSZ. Maar in de praktijk stellen we echter vast dat de fiscus zich in het algemeen afstemt op het forfaitaire bedrag dat goedgekeurd is door de RSZ en kwalificeert dit als niet-belastbare kosten eigen aan de werkgever.

We wijzen er tot slot op dat een verschillend maandelijks forfait, ten bedrage van maximum 10% van het brutoloon van de betrokken werknemers (beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties), toegekend kan worden, met vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen, aan werknemers die aan thuiswerk of telewerk in strikte zin doen (dit systeem moet geformaliseerd worden volgens welomschreven regels). 

> Actiepunt
Om de kosten voor thuisbureau gedragen door uw werknemers terug te betalen (uitgezonderd thuiswerk of telewerk in strikte zin), kan u voortaan rekening houden met het nieuwe forfaitaire bedrag van 122,01 EUR per maand dat werd goedgekeurd door de RSZ. Vanuit fiscaal oogpunt is dit bedrag eveneens verdedigbaar.