Remboursement de frais propres à l’employeur - Le Service des rulings accepte des frais de visite ou de séjour du conjoint et des enfants d’un expatrié

Le Service des rulings a récemment décidé que, dans certains cas particuliers, les frais de visite ou de séjour exposés pour les membres de la famille d’un expatrié pouvaient être considérés comme un remboursement de frais propres à l’employeur.

En date du 13 mai 2015, le Service des rulings a rendu une décision intéressante en matière de remboursement de frais propres à l’employeur. Dans le cas soumis au Service des rulings, certains travailleurs, expatriés dans des pays éloignés de la Belgique, avaient la possibilité de rentrer toutes les deux semaines en Belgique pour voir leur famille.

Ces frais de retour dans leur pays de résidence sont considérés comme des dépenses propres à l’employeur, non-imposables dans le chef des travailleurs et déductibles pour la société qui les exposent.

Afin de limiter les déplacements des travailleurs et d’augmenter leur productivité, l'employeur a toutefois proposé de prendre en charge les frais liés au séjour ou à la visite du conjoint et des enfants dans le pays d’activité.

Le Service des rulings a accepté que le remboursement des frais de voyage, d’hôtel et de transport du conjoint et des enfants soit considéré comme un remboursement de frais propres à l’employeur.

Il convient toutefois que l’ensemble des frais liés à la visite du conjoint et des enfants et/ou de leur séjour sur le lieu de mission ne soit pas supérieur à ceux qui auraient été exposés en cas de retour du travailleur en Belgique, conformément à la politique de dépenses de l’entreprise.

Point d’action
Gardez à l’esprit qu’il serait possible de considérer comme des frais propres à l’employeur certaines dépenses qui sont exposées pour les membres de la famille de vos travailleurs expatriés dans des pays lointains.