Wet houdende uitzonderlijke maatregelen voor Instellingen voor Bedrijfspensioenvoorziening (IBP’s) in het kader van de Coronacrisis

Ten gevolge van de Covid-19 pandemie kunnen pensioenfondsen of instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening (IBP’s) praktische problemen ondervinden om hun rapporteringsverplichtingen t.a.v. de FSMA en de NBB, die binnen een strikt tijdskader moeten worden vervuld, na te komen. Door de quarantainemaatregelen staan de IBP’s ook voor een uitdaging om hun jaarlijkse algemene vergadering en de vergaderingen van de raad van bestuur te organiseren. Een bijkomend wetgevend initiatief was nodig om aan de IBP’s een uitstel te verlenen voor de rapporteringsverplichtingen over boekjaar 2019 t.a.v. de FSMA en de NBB en hen flexibiliteit te geven voor de organisatie van de algemene vergadering en de vergadering van de raad van bestuur in deze uitzonderlijke omstandigheden. Op 26 mei 2020 werd de Wet van 14 mei 2020 houdende uitzonderlijke maatregelen voor de IBP’s in het kader van de Covid-19 pandemie in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.

Op basis van het bijzonder volmachtenbesluit (nr. 4) van 9 april 2020 mochten IBP’s hun algemene vergadering en raad van bestuur al “op afstand” houden via een tele- of videoconferentie, zelfs als dit niet voorzien was in de statuten van de IBP (zie Corona-newsletter ). In navolging van de aanpassing van de Europese rapporteringstermijnen, had de FSMA ook al een uitstel tot uiterlijk 11 augustus 2020 verleend aan de IBP’s voor de nationale prudentiële rapportering (zoals o.m. de P40-rapportering en de statistieken).

De Wet van 14 mei 2020 geeft de IBP’s nu ook een uitstel van twee maanden (d.i. tot uiterlijk 31 augustus 2020 i.p.v. tot uiterlijk 30 juni 2020) om hun jaarrekening, jaarverslag en het verslag van de erkende commissaris over boekjaar 2019 over te maken aan de FSMA. In het verlengde daarvan hebben IBP’s tot uiterlijk 30 september 2020 (i.p.v. tot uiterlijk 31 juli 2020) de tijd om deze documenten over boekjaar 2019 neer te leggen bij de NBB.

Daarnaast voert de Wet drie tijdelijke versoepelingen in voor het organiseren van de algemene vergadering. Zo is het ten eerste mogelijk om de gewone algemene vergadering uit te stellen tot uiterlijk 31 augustus 2020, zelfs indien de algemene vergadering reeds werd bijeengeroepen, en zonder dat de formaliteiten voor de oproeping en de deelneming opnieuw moeten worden toegepast. Uiteraard moet de IBP het uitstel ter kennis brengen van de leden en andere personen die recht hebben om deel te nemen aan de algemene vergadering. Verder bevestigt de Wet nog eens dat het is toegestaan om de algemene vergadering “op afstand” te organiseren via tele- of videoconferentie. Een derde versoepeling laat de raad van bestuur toe om te beslissen dat de leden van de algemene vergadering enkel vóór de algemene vergadering op afstand mogen stemmen door middel van een formulier of via een website, al dan niet in combinatie met het stemmen per volmacht (onder dezelfde modaliteiten zoals bepaald in de statuten van de IBP).  De formulieren en de volmachten moeten in dat geval worden ondertekend en terugbezorgd aan de IBP, wat onder meer kan via een gescand(e) of gefotografeerd(e) formulier/volmacht.

Tot slot gelden er ook een aantal tijdelijke versoepelingen voor het houden en organiseren van de vergaderingen van de raad van bestuur en de andere operationele organen. Zo kan tijdelijk elke beslissing van de raad van bestuur worden genomen via een eenparige schriftelijk besluit, zelfs voor de vaststelling van de jaarrekening voor 2019. Daarnaast kan elke vergadering van de raad van bestuur of van een andere operationeel orgaan worden gehouden via video- of teleconferentie, mits dit een gezamenlijke beraadslaging toelaat.

Deze maatregelen gelden gedurende de periode vanaf 1 maart 2020 tot en met 30 september 2020.  De einddatum kan, indien nodig, worden verlengd bij Koninklijk Besluit.  De bijkomende versoepelingen voor de organisatie van vergaderingen gelden wel niet voor de vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergaderingen, die sinds 1 maart 2020 al hebben plaatsgevonden volgens de regels die vóór de inwerkingtreding van de Wet golden.

Actiepunt

Een uitstel van de rapporteringsverplichtingen over boekjaar 2019 kan soelaas bieden indien de IBP ten gevolge van Covid-19 pandemie niet alles tegen 30 juni 2020 rond krijgt. Indien de jaarlijkse algemene vergadering nog niet heeft plaatsgevonden, moeten IBP’s nagaan hoe ze deze wensen te organiseren en of ze deze eventueel wensen uit te stellen. Tot 30 september 2020 kan de raad van bestuur over alles beslissen via een unaniem schriftelijk besluit of kan ze geldig vergaderen via tele- of videoconferentie, ook als de statuten dat niet toelaten.