Sociale verkiezingen 2020 - Het Parlement heeft enkele last minute versoepelingen omwille van Covid-19 goedgekeurd

Het federale Parlement heeft gisteren unaniem de wet gestemd die uitvoering geeft aan het akkoord dat de nationale sociale partners eerder deze week bereikten  om enkele versoepelingen door te voeren om de organisatie van de sociale verkiezingen zo vlot en veilig mogelijk te laten verlopen gelet op de Covid-19-pandemie. De wet werd vandaag gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. 

Vandaag verscheen in het Belgisch Staatsblad de wet die het akkoord bekrachtigt dat de nationale sociale partners eerder deze week bereikt hadden om enkele versoepelingen in de sociale verkiezingsprocedure door te voeren, Op die manier hoopt men om de verkiezingen zo vlot en veilig mogelijk te laten doorgaan in de voorziene periode van 16 tot en met 29 november 2020. Het gaat om de volgende versoepelingen:

1.     Elektronische stemming: verlenging van de termijn om een akkoord te sluiten

Normaal kon u als werkgever tot en met dag X+56 (die viel in functie van uw nieuwe dag Y tussen 13 en 26 oktober 2020) met de vakorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen een akkoord sluiten om de stemming elektronisch te laten verlopen. De wet schaft de ‘deadline’ van dag X+56 af. U beschikt dus over extra tijd om nog tot een akkoord te komen om de elektronische stemming in te voeren. De wetgever bepaalt geen precieze ‘deadline’ , maar logischerwijze moet dit akkoord bereikt worden vooraleer u de oproepingsbrieven moet overhandigen of verzenden (dus vóór uw dag X+80).

Het schriftelijk akkoord moet de bevestiging omvatten voor welke werknemerscategorie(ën) er tot elektronische stemming zal worden overgegaan. Bovendien moet het akkoord alle overige inhoudelijke aspecten van de elektronische stemming regelen, in het bijzonder een omschrijving van de ‘gebruikelijke werkpost’ (indien van toepassing), de bijzondere voorwaarden om het geheim van de stemming te garanderen, de modaliteiten met het oog op de goede werking van het stembureau en de wijze van identificatie van de kiezers.

2.     Stemming per brief

Aangepaste timing

Ook de termijn om een akkoord te sluiten om de stemming per brief te organiseren wordt verlengd. De precieze ‘deadline’ voor het akkoord wordt niet vermeld in de wet, maar logischerwijze moet dit akkoord bereikt worden vooraleer u de oproepingsbrieven moet overhandigen of verzenden (dus vóór uw dag X+80). Dit schriftelijk akkoord moet u sluiten met alle organisaties die kandidaten hebben voorgedragen.

Voor welke situaties?

De wet voorzag oorspronkelijk dat de stemming per brief enkel kon voor de volgende vier gevallen:

• in geval van een aanzienlijke spreiding van het personeel, waarbij ook het huidige corona-telewerk wordt aanvaard;
• in geval van schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bv. wegens ziekte);
• in geval van nachtarbeid voor zover aan bepaalde voorwaarden is voldaan;
• wanneer de werknemers niet tewerkgesteld zijn tijdens de openingsuren van het stembureau (bv. deeltijdse werknemers).

De wet voorziet nu in een bijkomende hypothese:  u kan met de vakorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen een akkoord sluiten om de stemming per brief te laten verlopen ‘wanneer de verspreiding van het coronavirus COVID-19 het moeilijk maakt de stembusgang in veilige omstandigheden te organiseren.’ .

Versoepeling voor de oproeping van de kiezers

Aan de kiezers die per brief stemmen moet u de oproepingsbrief en stembiljetten overhandigen tegen ontvangstbewijs. Wanneer zij niet in de onderneming aanwezig zijn op het tijdstip dat deze documenten verdeeld worden, moest u de oproeping normaal gezien per aangetekende brief verzenden. De wet bepaalt nu dat de stembiljetten samen met de oproepingsbrief ook via een gewone prioritaire zending aan de kiezer kunnen worden bezorgd, voor zover de werkgever het bewijs kan leveren van deze verzending. Een aangetekende zending is dus niet langer vereist. De getuigen hebben het recht om op het correct verloop van de verzending toe te zien. U maakt dus best goede afspraken met de getuigen zodat zij kunnen bevestigen dat u deze oproepingsbrieven en stembiljetten correct per post heeft verstuurd.

Verlenging van de termijn voor de stemopneming

De wet maakt het ook mogelijk dat umet de vakorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen kan afspreken dat stembiljetten per brief die tot maximum vijf dagen na het sluiten van de stemming toekomen, toch in aanmerking worden genomen bij de stemopneming. U moet dit akkoord ook aanplakken  op de gebruikelijke wijze (ofwel fysieke aanplakking of, indien alle werknemers hiertoe tijdens hun normale werkuren toegang hebben, is ook een elektronische aanplakking via het Intranet, Sharepoint, enz. mogelijk).

Deze verlenging betekent dat ook het afsluiten van de stemverrichtingen wordt uitgesteld tot het einde van de overeengekomen termijn van maximum vijf dagen. Ook de termijn voor de aanplakking van de berichten met de verkiezingsuitslag wordt verlengd met de overeengekomen termijn van uiterlijk vijf dagen.

3.     Aanpassing van het aantal stembureaus en de verdeling van de kiezers

De wet bepaalt ook dat wanneer gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om nieuwe akkoorden te sluiten over de stemming per brief of elektronische stemming op afstand, u ook afspraken kan maken om het aantal stembureaus en de verdeling van de kiezers over de stembureaus aan te passen. U moet deze aanpassingen aanplakken op de gebruikelijke wijze (ofwel fysieke aanplakking of, indien alle werknemers hiertoe tijdens hun normale werkuren toegang hebben, is ook een elektronische aanplakking via het Intranet, Sharepoint, enz. mogelijk).

4.     Wat als u de voorbije dagen met de vakorganisaties een akkoord heeft gesloten dat reeds met deze versoepelingen rekening hield?

De wet treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 14 oktober 2020. Hierdoor worden akkoorden geldig verklaard die in sommige bedrijven al na 13 oktober 2020 met de vakorganisaties gesloten werden, voor zover zij weliswaar voldoen aan de voorwaarden van de nieuwe wet.

Actiepunt

Wanneer u in uw onderneming alsnog de stemming elektronisch of per brief wil organiseren, krijgt u hiervoor iets meer tijd om hierover een akkoord te sluiten met de vakorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen. U kan ook een akkoord sluiten over een verlenging van de termijn waarbinnen de stemmen per brief in het stembureau moeten toekomen. Ook de oproeping van de kiezers per brief kan op een vereenvoudigde wijze.