Fiscale akkoorden over forfaitaire kostenvergoedingen - Voortaan beslist de rulingdienst over forfaitaire vergoedingen betreffende kosten eigen aan de werkgever

De fiscale administratie heeft ons bevestigd dat de interne administratieve instructies sinds 1 mei 2016 officieel zijn aangepast, waardoor enkel de rulingdienst nog zal kunnen oordelen over forfaitaire onkostenvergoedingen. Het zal daardoor voortaan onmogelijk zijn om hierover een akkoord te sluiten met uw lokale controle.

Vergoedingen die de werkgever aan de werknemers betaalt als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, behoren niet tot het fiscaal concept van loon. De wet bepaalt nergens wat “kosten eigen aan de werkgever” zijn, maar algemeen gesproken gaat het om uitgaven die normaal ten laste komen van de werkgever en die de werknemer om één of andere reden heeft betaald in het kader van zijn activiteit. Deze kosten kunnen hetzij op reële basis (op basis van verantwoordingsstukken), hetzij op forfaitaire basis worden terugbetaald.

Vele bedrijven verkiezen om deze kosten eigen aan de werkgever op een forfaitaire basis terug te betalen. De vaststelling van de forfaitaire kostenvergoeding is vooral een feitenkwestie. Het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding hangt voornamelijk af van de functie van de persoon en de taken die hij binnen de onderneming vervult. Om elk risico op herkwalificatie van dergelijke vergoedingen in belastbaar loon te vermijden, kon men tot voor kort een ruling bij de dienst voorafgaande beslissingen of een voorafgaande beslissing bij de lokale controle aanvragen.

Sinds een aantal maanden adviseerden de lokale controles echter om aanvragen tot akkoorden, alsook aanvragen tot verlenging van oude akkoorden over kosten eigen aan de werkgever, voor te leggen aan de rulingdienst. Er werd ons bevestigd door de fiscale administratie dat deze manier van werken vanaf 1 mei 2016 ook officieel werd ingevoerd.

Voortaan zal het aldus onmogelijk zijn om een akkoord te verkrijgen bij uw lokale controleur over een forfaitaire kostenvergoeding. In het kader van de uniformiteit zullen deze dossiers enkel nog behandeld worden door de fiscale rulingdienst. Wij merken bovendien op dat de rulingdienst bepaalde beleidslijnen uitzet en dat zij streeft naar gelijkaardige kostenvergoedingen per functie en per sector. Bovendien heeft zij een ontwerp van rulingaanvraag gepubliceerd op haar website, die aangeeft welke informatie zij wenst te ontvangen. De rulingdienst vraagt op die manier om een goed onderbouwde en gestoffeerde aanvraag in te dienen. Wij raden u dan ook aan om tijdig te starten met de voorbereidingen van uw rulingaanvraag.

> Actiepunt
Start tijdig met de aanvraag van uw ruling over forfaitaire onkostenvergoedingen. Indien u in het verleden een akkoord heeft gesloten met uw lokale controle, denk er dan aan dat u niet langer bij hen terecht kan om een eventuele verlenging toe te kennen. Indien de toepassingstermijn van uw bestaand akkoord zou vervallen, dan dient u tijdig een procedure te starten bij de fiscale rulingdienst. Hou er bovendien rekening mee dat de rulingcommissie zich vrij strikt lijkt op te stellen en streeft naar uniformiteit binnen de kostenvergoedingen.