Buitenlandse dienstreizen: Nieuwe forfaitaire vergoedingen 2018

De nieuwe lijst van forfaitaire dagvergoedingen die de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken aan zijn personeelsleden toekent in geval van korte buitenlandse dienstreizen werd goedgekeurd bij ministerieel besluit van 2 juli 2018 (zie link , pagina 26 van de pdf).

Deze forfaitaire dagvergoedingen dekken allerlei kosten voor maaltijden en andere kleine kosten waarvoor het voor de werknemer of de bedrijfsleider op buitenlandse dienstreis niet steeds mogelijk is om een bewijsstuk te bekomen.     

Voor zover ze worden toegekend door een werkgever in de private sector, aanvaarden zowel de fiscus als de RSZ deze forfaitaire dagvergoedingen als kosten eigen aan de werkgever en worden deze aldus vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.

De lijst die met ingang van 6 juli 2018 van toepassing is, maakt zoals voorheen een onderscheid tussen de forfaitaire dagvergoedingen voor "categorie 1" en voor "categorie 2" (lagere bedragen). De meeste vergoedingen werden aangepast (sommigen zijn gestegen, anderen gedaald).

In principe is dit systeem toepasbaar in geval van “korte verblijven” in het buitenland, zijnde dienstreizen die niet langer duren dan 30 kalenderdagen.

Zowel de fiscus (in haar circulaire van 10 oktober 2013) als de RSZ (in haar instructies) aanvaarden echter dat ook dagvergoedingen in geval van een verblijf langer dan 30 kalenderdagen worden vrijgesteld, als:

• het maximumbedrag van de vergoeding onder "categorie 2" (lager bedrag) valt;
• het verblijf voor eenzelfde missie meer betreft dan 30 opeenvolgende kalenderdagen met een maximum van 24 maanden;
• de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.

Tot slot herinneren wij u er nog aan dat de belastingadministratie in haar circulaire van 15 april 2011 verduidelijkt dat de bovenvermelde forfaitaire dagvergoedingen niet van toepassing zijn op werknemers of bedrijfsleiders voor wie de verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken "van de normale dagelijkse beroepsactiviteit".

> Actiepunt

Vanaf 6 juli 2018 kunt u in geval van korte buitenlandse dienstreizen de bedragen van de forfaitaire vergoedingen toepassen die opgenomen zijn in de nieuwe lijst (zie link , pagina 26 van de pdf).