Buitenlandse dienstreizen: Nieuwe forfaitaire vergoedingen
Vorige maand stuurden wij u een newsflash met de nieuwe lijst van forfaitaire dagvergoedingen die de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken aan zijn personeelsleden toekent in geval van korte buitenlandse dienstreizen. Deze lijst werd echter vorige week gewijzigd. Wij bezorgen u hierbij de nieuwe bedragen die werden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 22 november 2017 .
Voor buitenlandse dienstreizen vanaf 1 oktober 2017, waarvoor op 22 november 2017 nog geen enkele dagelijkse forfaitaire vergoeding en/of vergoeding voor huisvestingskosten werd toegekend, mag het nieuwe bedrag worden toegekend indien dit voordeliger is voor het personeelslid van de FOD Buitenlandse Zaken. Deze regel kan in principe ook toegepast worden op vergoedingen die betaald worden aan werknemers uit de private sector.
Deze forfaitaire dagvergoedingen dekken allerlei kosten voor maaltijden en andere kleine kosten waarvoor het voor de werknemer of de bedrijfsleider op buitenlandse dienstreis niet steeds mogelijk is om een bewijsstuk te bekomen.
Voor zover ze worden toegekend door een werkgever in de private sector, aanvaarden zowel de fiscus als de RSZ deze forfaitaire dagvergoedingen als kosten eigen aan de werkgever en worden deze aldus vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen.
De lijst die met ingang van 1 oktober 2017 van toepassing is, maakt zoals voorheen een onderscheid tussen de forfaitaire dagvergoedingen voor "categorie 1" en voor "categorie 2" (lagere bedragen). De meeste vergoedingen werden aangepast (sommigen zijn gestegen, anderen gedaald)
In principe is dit systeem toepasbaar in geval van “korte verblijven” in het buitenland, zijnde dienstreizen die niet langer duren dan 30 kalenderdagen.
Zowel de fiscus (in haar circulaire van 10 oktober 2013) als de RSZ (in haar instructies) aanvaarden echter dat ook dagvergoedingen in geval van een verblijf langer dan 30 kalenderdagen worden vrijgesteld, als:
het maximumbedrag van de vergoeding onder "categorie 2" (lager bedrag) valt;
het verblijf voor eenzelfde missie meer betreft dan 30 opeenvolgende kalenderdagen met een maximum van 24 maanden;
de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.
Tot slot herinneren wij u er nog aan dat de belastingadministratie in haar circulaire van 15 april 2011 verduidelijkt heeft dat de bovenvermelde forfaitaire dagvergoedingen niet van toepassing zijn op werknemers of bedrijfsleiders voor wie de verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken "van de normale dagelijkse beroepsactiviteit".
> Actiepunt
Vanaf 1 oktober 2017 kunt u in geval van korte buitenlandse dienstreizen de bedragen van de forfaitaire vergoedingen toepassen die opgenomen zijn in de nieuwe lijst (zie link ). Indien er voor buitenlandse dienstreizen vanaf 1 oktober 2017 nog geen enkele dagelijkse forfaitaire vergoeding en/of vergoeding voor huisvestingskosten werd toegekend op 22 november 2017, mag het nieuwe bedrag worden toegepast indien dit voordeliger is voor de werknemer in kwestie.