Voyages de service en Belgique - Nouvelles indemnités forfaitaires à compter du 1er septembre 2017

Les employeurs peuvent octroyer aux travailleurs qui sont souvent sur la route une indemnité en compensation des frais qu’ils encourent durant ces voyages de service. L’employeur peut opter dans ce cadre pour un remboursement des frais soit sur base réelle, soit sur base forfaitaire.

Lorsque l’employeur opte pour un remboursement sur base forfaitaire, il est conseillé d’utiliser les forfaits qui sont octroyés aux fonctionnaires de l’Etat pour voyages de service en Belgique. Ces forfaits sont effet considérés comme des « normes sérieuses », ce qui implique qu’ils ne sont pas imposables.

Ce principe reste inchangé, mais les conditions qui doivent être remplies et les montants postulés sont modifiés à compter du 1er septembre 2017.

Jusqu’au 31 août 2017, quatre forfaits étaient utilisés (montants indexés qui sont applicables depuis le 1er juillet 2017) :

• 3,98 EUR pour les voyages de service de plus de cinq heures, mais de moins de huit heures par jour calendrier ;
• 19,99 EUR pour les voyages de services de plus de huit heures par jour calendrier, ou pour les voyages de service de plus de cinq heures comprenant la 13ème et 14ème heure de la journée ;
• 23,97 EUR/nuit pour le logement gratuit (par ex. : logement chez des membres de la famille, des amis,...) ;
• 45,54 EUR/nuit pour le séjour durant la nuit (par ex. : hôtel).

Les employeurs du secteur privé pouvaient donc octroyer ces montants forfaitaires aux travailleurs qui effectuaient un tel voyage de service en Belgique. Les indemnités basées sur ces montants étaient non imposables vu qu’elles étaient basées sur des « normes sérieuses ».

L’AR du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités du personnel de la fonction publique fédérale modifie le système actuel sur des points importants.

Un fonctionnaire fédéral ne pourra plus revendiquer une indemnité pour voyages de service en Belgique que s’il répond cumulativement aux conditions suivantes :

• Le voyage de service est d’une durée minimale de six heures ;
• Le déplacement de service est effectué en-dehors d’un rayon de 25 km ;
• Il ne peut, à l’occasion du déplacement, recevoir aucun autre avantage ou indemnité en compensation des frais de repas.

Lorsque les conditions ci-dessus sont réunies, un montant de 10 EUR (à indexer, 16,73 EUR à compter du 1er septembre 2017) peut être octroyé en exonération d’impôt. L’AR prévoit également la possibilité d’octroyer une indemnité forfaitaire mensuelle (plafonnée à 16 fois le montant de l’indemnité forfaitaire journalière), sans condition de durée et d’importance du déplacement, lorsque la nature même de la fonction implique des prestations régulières à l'extérieur.

À compter du 1er septembre 2017, un fonctionnaire fédéral aura uniquement droit à une indemnité pour frais de logement s’il répond cumulativement aux conditions suivantes :

• Il ne s’agit pas d’un logement gratuit (le forfait de 23,98 EUR pour logement gratuit est supprimé) ;
• Le déplacement de service est supérieur à 75 km ;
• Le service fédéral ne prend pas le coût à sa charge et le fonctionnaire ne perçoit aucun autre avantage pour le logement.

Lorsque les conditions ci-dessus sont remplies, un montant de 75 EUR (à indexer, 125,51 EUR à compter du 1er septembre 2017) peut être octroyé en exonération d’impôt.

Les forfaits ci-dessus seront considérés comme des indemnités de frais basées sur des normes sérieuses à compter du 1er septembre 2017. Ceci signifie que les employeurs du secteur privé peuvent en principe appliquer ces nouveaux montants forfaitaires, en exonération d’impôt, lorsqu’ils souhaitent indemniser sur base forfaitaire des frais relatifs à des voyages de service.

Pour être complets, nous remarquons qu’il faut également prendre en compte les montants forfaitaires et conditions qui sont fixés par l’ONSS dans ses « instructions », lesquels ne sont pas alignés sur les montants forfaitaires et conditions en matière fiscale (par ex. : 35 EUR/nuit pour l’ONSS).

> Point d’action
Les employeurs qui octroient des indemnités forfaitaires pour voyages de service doivent appliquer les nouveaux forfaits à compter du 1er septembre 2017.