Maintien de l’obligation de télétravail et contrôles renforcés par les services d’inspection sociale

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Date:
29 Mar 2021

Boîte à outils pour l’employeur

En raison des chiffres de contamination en augmentation et du constat que la majorité des contaminations et des clusters – outre l’enseignement – ont lieu sur le lieu de travail, le Comité de concertation a décidé la semaine dernière de maintenir l’obligation de télétravail. Les contrôles sur le télétravail seront également renforcés. Afin de faciliter les contrôles sur le télétravail, une obligation supplémentaire d’enregistrement a désormais été instaurée pour les employeurs.

En préparation d’un possible contrôle, nous vous procurons dans ce Newsflash un aperçu des obligations actuelles devant être respectées par les employeurs dans le cadre du télétravail obligatoire.
 

1.     Réalisation d’une analyse de risque “télétravail”

Depuis l’Arrêté ministériel du 28 octobre 2020, le télétravail est de nouveau obligatoire, sauf si cela est impossible en raison de la nature de la fonction ou de la continuité de la gestion de l’entreprise, de ses activités ou de ses services. Afin de déterminer pour quelles fonctions le télétravail est impossible, l’employeur doit réaliser une « analyse de risque télétravail ». Concrètement, il est attendu de l’employeur qu’il détermine pour chaque fonction quelles tâches peuvent ou non être effectuées depuis le domicile. En fonction de cela et de la fréquence de ces tâches, l’employeur peut déterminer pour quelles fonctions le télétravail est impossible.

Cette analyse de risque doit être distinguée de l’analyse de risque générale corona qui est attendue des employeurs par les services d’inspection et se concentre donc spécifiquement sur la possibilité ou l’impossibilité de télétravail. L’analyse de risque doit être soumise pour avis au service interne/externe de prévention, ainsi qu’au CPPT (ou délégation syndicale/travailleurs en l’absence de CPPT).

2.     Déclaration mensuelle par l’outil d’enregistrement : pour la première fois au plus tard le mardi 6 avril !

A partir d’avril 2021, tous les employeurs doivent communiquer à l’ONSS un nombre limité de données au moyen de l’outil en ligne sur le site internet de l’ONSS. Seuls les employeurs sont actuellement obligés d’être entièrement fermés sont exemptés de cette obligation.

Concrètement, il est question des données suivantes :

  • Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise.
  • Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise qui exercent une fonction qui est incompatible avec le télétravail.

La déclaration concerne le nombre de travailleurs au premier jour de travail du mois (par ex. jeudi 1er  avril) et doit être déposée au plus tard le sixième jour calendrier du mois (par ex. mardi 6 avril). Lorsque l’entreprise dispose de plusieurs unités d’établissement, la déclaration doit être réalisée par unité d’établissement.

Sur le portail de la Sécurité Sociale, il est précisé à l’aide d’instructions de quelle manière l’enregistrement doit avoir lieu et ce que l’on entend, par exemple, par fonction qui est incompatible avec le télétravail. Les personnes qui sont exceptionnellement présentes dans l’entreprise (par ex. afin d’imprimer ou de venir chercher du matériel) ne doivent pas être comptées parmi les fonctions qui sont incompatibles avec le télétravail. Un important point d’attention est également que les intérimaires, personnel structurel d’un autre employeur (par ex. sous-traitants) et les personnes qui travaillent sur base indépendante au sein de l’entreprise (par ex. consultants et associés) doivent être comptabilisés lors de l’introduction des nombres de personnes susmentionnés.

Les services d’inspection utiliseront les données enregistrées comme référence dans le cadre de contrôles. La personne qui exerce une fonction compatible avec le télétravail mais qui est présente dans l’entreprise, devra pouvoir justifier sa présence. L’employeur devra en principe pouvoir renvoyer à cet égard  à « l’analyse des risques télétravail » effectuée.

3.     Délivrance d'une attestation aux travailleurs dont la fonction est incompatible avec le télétravail

L'employeur doit continuer à fournir aux travailleurs dont la fonction est incompatible avec le télétravail une attestation qui confirme la nécessité de leur présence sur le lieu de travail. Selon le arrêté ministériel, un autre moyen de preuve pourrait également être remis à ces travailleurs, mais la pratique montre qu'une attestation clairement rédigée est le moyen le plus courant.

Cette attestation ne doit pas nécessairement contenir une justification détaillée des raisons pour lesquelles le travailleur ne peut pas télétravailler. Toutefois, afin d'éviter toute discussion lors d'une inspection, il peut être utile de le renseigner (en partie). Cela permet également d'informer le travailleur de la ou des raisons pour lesquelles le télétravail est impossible dans son chef. Nous constatons en effet que les services d'inspection interrogent aussi les travailleurs lors des inspections et il est donc recommandé de bien informer ces derniers. 

4.     Prise de mesures de prévention sur le lieu de travail lorsque le télétravail est impossible 

Lorsque le télétravail est impossible, l'employeur doit prendre les mesures de prévention appropriées pour assurer un respect maximal des règles de la distanciation sociale. Une nuance importante à apporter à cet égard est que la prise de telles mesures de prévention ne remplace pas l'obligation de télétravail. 

Par « mesures de prévention appropriées », le gouvernement entend les règles de santé et de sécurité telles que définies dans le Guide générique, complétées par des directives sectorielles et/ou d'entreprise, ou toute autre mesure offrant un niveau de protection équivalent. Les mesures de prévention doivent également être prises en tenant compte de la concertation sociale.

Lors de l'inspection des mesures de prévention sur le lieu de travail, les services d'inspection se concentrent actuellement principalement sur les mesures visant à maintenir la distanciation sociale, le port du masque lors des déplacements et la mesure/ le contrôle de la qualité de l'air intérieur.

5.     Mise en œuvre de la politique en matière de télétravail et conclusion d'accords autour de  l'équipement et des indemnités pour le télétravail (CCT n° 149)

Le 26 janvier 2021, le Conseil national du Travail a conclu la CCT n° 149 qui traite spécifiquement du télétravail en raison de la crise du coronavirus. Cette CCT a une durée de validité limitée et est applicable aux entreprises qui, au 1er janvier 2021, n'avaient pas élaboré de régime de télétravail conforme aux dispositions du télétravail structurel ou occasionnel (voir également notre Newsflash du 1er  février 2021). Cette CCT oblige, entre autres, ces employeurs, dans le respect des règles de la concertation sociale, à conclure des accords portant sur :

  • la mise à disposition par l'employeur des équipements et de l'assistance technique nécessaires au télétravail (par exemple, un ordinateur portable et un GSM) ;
  • en cas d’utilisation des propres équipements du télétravailleur, la prise en charge par l’employeur des frais d’installation des programmes informatiques pertinents, des frais d’utilisation, de fonctionnement et d’entretien et d’amortissement ;
  • les frais de connexion supplémentaires.

Point d'action

Compte tenu du contrôle renforcé du respect de l'obligation de télétravail par les services d’inspection sociale et de l’approche de plus en plus répressive en cas d’infractions (passibles d'amendes pénales ou administratives), les employeurs ont tout intérêt à vérifier que les différentes obligations relatives au télétravail dans l'entreprise sont (encore) respectées. La liste ci-dessus constitue un guide utile à cet effet.  En tête de votre to do list doit bien entendu figurer l’enregistrement mensuel obligatoire, qui doit être effectué pour la première fois au plus tard le mardi 6 avril 2021.