Hoe Een Innovatie Belonen Én Hoe Zelf Als Advocatenkantoor Innoveren?

De derde editie van het tijdschrift #ZigZagHR staat in het teken van innovatie en de rol die HR daarin kan spelen. Tijdens een ‘Ronde van (innovatief) België’, zeg maar een mobiele versie van een rondetafeldiscussie, hadden de deelnemers het ook over het belonen van ideeën die tot innovatie leiden, van uitvindingen en verbeteringen. Of een bonus echt de juiste manier is om de waardering te tonen en de algemene innovatiecultuur te stimuleren, werd sterk in twijfel getrokken. Al kan een bonus wel een onderdeel vormen van een innovatiebeleid.

Olivier Wouters, advocaat-vennoot bij Claeys & Engels, wijst er onder meer op de (weinig gekende) innovatiepremie en de eveneens fiscaalvriendelijke werking met auteursrechten. Hij heeft het echter ook over wie dan wel de ‘eigendom’ (én winst…) van een uitvinding kan opeisen. De essentie van die uiteenzetting vind je in het tijdschrift, hier breiden we zijn bevindingen uit met hoe een gespecialiseerd advocatenkantoor zelf vernieuwing brengt. Geen enkel beroep en geen enkele sector kan het zich immers nog veroorloven om niet te innoveren… We komen het allemaal te weten in dit interview met Olivier Wouters.

Hoe zit het met de rechten van een werknemer die iets uitvindt?

Olivier Wouters (Claeys & Engels): “Zoals steeds geldt: goede afspraken maken goede vrienden. Er worden inderdaad best afspraken gemaakt in de arbeidsovereenkomst, zodat de werkgever aanspraak kan maken op de overdracht van de auteursrechten van de werknemer die iets uitvindt. Als er discussie ontstaat, zal de arbeidsrechtbank nagaan over wat soort uitvinding het gaat.

• Het kan in de eerste plaats gaan om een dienstuitvinding. Dit is een uitvinding die behoort tot de taken van de werknemer. Hier komen de eigendomsrechten toe aan de werkgever.
• Het kan ook gaan om een afhankelijke uitvinding. Zij toont een zekere band met de arbeidsovereenkomst. De werknemer doet zijn uitvinding met inbreng van de werkgever die materiaal ter beschikking stelt. Afhankelijk van geval tot geval zal de rechter deze uitvinding toewijzen aan de werkgever of de werknemer.
• Een derde categorie wordt gevormd door de vrije uitvindingen. Die hebben niets te maken met de werkgever. Deze uitvindingen vinden plaats buiten de werkuren met eigen middelen. Hier is geen inbreng van de werkgever, dus kan de werkgever hierop ook geen aanspraak maken.”

Bestaan er ook gunstige financiële stimuli om innovatie te belonen en te bevorderen?

Olivier Wouters (Claeys & Engels): “Sinds enkele jaren heeft de wetgever de fiscaal en parafiscaal gunstige innovatiepremie ingevoerd. Concreet kan een werkgever een premie toekennen aan werknemers die aan de oorsprong liggen van een nieuw idee dat in de onderneming wordt ingevoerd. Deze premie is vrijgesteld van sociale-zekerheidsbijdragen en belastingen. Hij is ook aftrekbaar voor de werkgever.”

Hoe zit deze regeling in elkaar? Wie en welke innovaties komen in aanmerking?

Olivier Wouters (Claeys & Engels): “De wet bepaalt niet uitdrukkelijk welke innovaties in aanmerking worden genomen. Het kan gaan om de innovatie van één werknemer of een groep van werknemers. Algemeen wordt aangenomen dat de innovatiepremie ruim geïnterpreteerd mag worden. Hieronder vallen de producten (zoals goederen en diensten), maar evengoed de productieprocessen, organisatorische processen of de werkomgeving. Het moet gaan om een nieuwigheid die een daadwerkelijke meerwaarde betekent voor de normale activiteiten van de werkgever. Deze toegevoegde waarde kan van verschillende aard zijn: technisch, economisch, gericht op de productiviteit, milieugericht, organisatorisch, gericht op het welzijn op het werk enzovoort.
De premie mag niet toegekend worden ter vervanging of ter omzetting van bestaand loon of andere voordelen. De werkgever zal hiervoor een aanvraag moeten indienen bij de FOD Economie, die op korte termijn laat weten of de innovatiepremie kan worden toegekend. Daarnaast moet de werkgever ook de RSZ informeren. De praktijk leert dat dit instrument nog niet veel gebruikt wordt in de bedrijven.”

Zijn er nog andere mechanismen bekend?

Olivier Wouters (Claeys & Engels): “We zien ook dat bedrijven innovatie aanmoedigen via de fiscaalvriendelijke regeling voor de vergoeding van de overdracht van de auteursrechten van de werknemer. Dankzij deze vergoeding kan de werkgever de uitvinding ook zelf commercieel uitbaten. Deze vergoeding is weliswaar onderworpen aan sociale zekerheid, maar wordt apart belast aan een verlaagd tarief van 15%, wat dus beduidend lager is dan voor gewoon loon. Sommige bedrijven beschikken hiervoor over een fiscale ruling om discussies met de fiscus te voorkomen. Zo’n ruling raden we ook ten zeerste aan.”

Zijn jullie als advocaten bij Claeys & Engels ook zelf bezig met innovatie?

Olivier Wouters (Claeys & Engels): “Ja absoluut. Wij beseffen dat als we met ons kantoor ook in de toekomst gezien willen worden als marktleider op het vlak van juridisch advies in HR-recht, we ons blijvend in vraag moeten stellen. Stilstaan is anders echt achteruitgaan. Wij hebben daarom vorig jaar onze innovatiestrategie 2020-2025 uitgewerkt. We hebben ons hiervoor laten inspireren door de zienswijze van Steven Van Belleghem over het toenemende belang van de customer experience. Ook wij willen inzetten op de klantenbeleving. Onze tagline is dan ook ‘Partners with you’. We willen meedenken met onze cliënten op het vlak van hun HR-uitdagingen en gaan voor een gepersonaliseerd advies en toegankelijke informatie.”

Hoe hebben jullie jullie mensen meegekregen in dit innovatieverhaal?

Olivier Wouters (Claeys & Engels): “We hebben onze mensen vorig jaar uitgedaagd met de slogan ‘Dare to innovate’. Zowel de advocaten als de collega’s van de staff (secretariaat, boekhouding, IT, knowledge management, HR, marketing) werden aangemoedigd om concrete voorstellen te doen om de dienstverlening te versterken. Zowel ten aanzien van de externe cliënten als van de interne cliënten. We zijn intern immers ook allemaal cliënt van elkaar. Nu, het mochten geen louter vrijblijvende ideeën in het ijle zijn. Er werd van iedereen verwacht om ze ook heel concreet uit te werken. Dat creëert veel enthousiasme en een gezonde competitie, zeker omdat we er een leuke award-uitreiking aan hadden gekoppeld.”

Welke ideeën zijn er zo uit de bus gekomen?

Olivier Wouters (Claeys & Engels): “We zetten volop in op digitale tools, zoals onze deadline tracker, die onze cliënten op tijd informeert over het verstrijken van bepaalde deadlines. Denk maar aan de hernieuwing van arbeidskaarten, de termijn om in te gaan op een verzoek om ontslagmotivering, het verstrijken van het mandaat van een bestuurder enzovoort. We zien dit als een soort ‘smart fridge’: het probleem oplossen vooraleer de cliënt last zou hebben van het probleem. Zoals de koelkast die de melk bestelt vooraleer de melk op is.
Daarnaast zullen we binnenkort een project lanceren om de elektronische handtekening te regelen voor ontslagovereenkomsten. We zien dat daar veel tijd kan bespaard worden voor onze cliënten. Dit zijn projecten die voorgesteld en uitgewerkt werden door onze eigen mensen.”

Jullie hebben recent ook een chatbot gelanceerd?

Olivier Wouters (Claeys & Engels): “We hebben de voorbije maanden ook nieuwe ideeën uitgewerkt die bijdragen tot onze contentmarketing-strategie. We hebben immers altijd onze kennis met cliënten gedeeld via publicaties, seminaries en opleidingen. Al meerdere jaren delen we die informatie ook via andere kanalen. Zo hebben we voor specifieke topics websites ontwikkeld die heel wat nuttige informatie bevatten, zoals over ontslag, GDPR en de sociale verkiezingen. Om die content nog gebruiksvriendelijker en toegankelijker te maken, hebben we dit jaar onze ‘Chatbot Thierry’ gelanceerd. De chatbot is genoemd naar Thierry Claeys, founding father van ons kantoor, bedenker van de ontslagformule-Claeys en een echte digital freak.
De chatbot beantwoordt vragen over de sociale-verkiezingsprocedure en vragen over ontslag. We krijgen veel positieve feedback van de gebruikers van de chatbot. Mensen hebben immers geen tijd of zin om lange teksten te lezen. Een chatbot biedt een instant antwoord op vragen. Daarnaast hebben we ook een interactieve video over ontslag gemaakt. Je kan in de video via een keuzemenu meteen gericht naar je topic scrollen. Een beetje zoals Netflix, die ook maximaal inzet op het gebruiksgemak van de kijker! Voor deze projecten werken we bewust samen met jonge start-ups. Zij helpen ons om de vinger aan de pols te blijven houden. We zijn dan ook erg trots dat we heel recent genomineerd werden voor een innovatie-award van de balie.”

Bron: https://zigzaghr.be/hoe-een-innovatie-belonen-en-hoe-zelf-als-advocatenkantoor-innoveren/